Università degli Studi - Firenze
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Modalità amministrativo-gestionali

In questa sezione si evidenziano alcuni dei principali aspetti gestionali contenuti nelle regole di partecipazione e nel modello tipo di convenzione di sovvenzione, con riferimento alle regole interne in vigore nell’Ateneo fiorentino.

Il modello di costo dell’Ateneo fiorentino

Le nuove regole di partecipazione del 7° PQ hanno abbandonato i 3 modelli di costo vigenti nel precedente programma quadro, riducendoli ad un unico modello, il Full cost, con differenti possibilità di intervento finanziario variabili in funzione della tipologia di attività e della natura giuridica dell’ente.

I partecipanti possono imputare al progetto tutti i costi ammissibili diretti e indiretti. Al fine di imputare i costi indiretti del progetto i partecipanti, in base alla loro natura giuridica e al loro regime di contabilità, possono fare riferimento a 4 diverse opzioni (acutal indiret costs; simplified method; flat rate; special transitional flat rate).

Con nota prot. n. 24083 del 20 aprile 2007 il Rettore ha informato le strutture decentrate e i poli che il modello di costo dell'Ateneo fiorentino è il Full cost - special transitional flat rate.

Infatti, in relazione all'attuale struttura di bilancio e all'organizzazione contabile complessiva, l'Ateneo fiorentino non è al momento in grado di identificare analiticamente i costi indiretti; pertanto è necessario che le strutture che partecipano a meccanismi di finanziamento relativi ad attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione, facciano riferimento allo Special transitional flat rate, che per il rimborso dei costi indiretti prevede un tasso forfetario massimo del 60% dei costi diretti ammissibili totali, esclusi i subcontratti e le terze parti. 

I costi del personale docente e ricercatore

L’introduzione del Full cost consente alle Università di esporre e rendicontare i costi del personale docente e ricercatore strutturato che svolge il progetto.

Possono essere imputate solo le ore effettivamente lavorate per il progetto, che devono essere registrate per l’intera durata del medesimo tramite strumenti idonei (es. time sheets).

Si pone pertanto  la necessità di determinare il costo orario del personale strutturato, tenuto conto che le regole comunitarie richiedono di norma il rispetto del principio del costo reale.
A tal fine è necessario in primo luogo definire un monte ore annuo per docenti e ricercatori. Il Senato Accademico ed il Consiglio di Amministrazione hanno deliberato che il tempo produttivo annuo da utilizzare per il calcolo del costo orario del personale docente e ricercatore “a tempo pieno” è pari a 1.680 ore. Tale monte ore è da applicarsi per tutti i progetti approvati nel 7° P.Q. e va quindi a sostituire la precedente quantificazione in 1.512 ore.

E’ inoltre necessario determinare, per ciascun soggetto, il costo annuo a carico dell’Università, comprensivo della retribuzione lorda, dei contributi previdenziali a carico dell’Amministrazione, dell’eventuale accantonamento relativo al TFR.

Per la determinazione del costo lordo annuo del personale docente e ricercatore si dovrà fare riferimento alle tabelle già predisposte dall’Ufficio Stipendi , oltre ad eventuali oneri individuali esponibili (come costi relativi ad assegni personali, assegni nucleo familiare). Nel calcolo del costo del personale strutturato dovrà essere tenuto presente che la CE considera ineleggibile l’IRAP per le spese sostenute a partire dal 1° febbraio 2008.

Gli Uffici di Polo, preposti alla gestione e alla rendicontazione dei fondi relativi ai progetti comunitari, forniscono agli interessati tutto il necessario supporto.
Il costo complessivo dovrà essere posto al numeratore di una frazione al cui denominatore dovrà comparire il “tempo produttivo” del soggetto rendicontato, individuato appunto in 1.680 ore annue (pari a 210 giorni lavorativi con una media di 8 ore al giorno).

La formula da applicare sarà pertanto:

COSTO LORDO ANNUO
(tabelle stipendiali del personale oltre ad eventuali
oneri individuali esponibili)
____________________________________________      =     COSTO ORARIO RENDICONTABILE
TEMPO PRODUTTIVO ANNUO PARI A 1.680 ORE

Il risultato della frazione così ottenuta rappresenta il costo orario che verrà moltiplicato per le ore lavorate al progetto allo scopo di ottenere il costo del personale impegnato nel progetto stesso.
Le ore lavorate al progetto dovranno essere registrate attraverso appositi mezzi di rilevazione (come time sheets), da produrre in ottemperanza della disciplina comunitaria, a firma del responsabile scientifico del progetto, nonché del docente/ricercatore rendicontato.
Un sistema di registrazione delle ore è un requisito per l’ammissibilità del costo; esso deve anche indicare il tipo di attività (es. RTD, management,…) a cui sono attribuite le ore.

Un fac-simile di time sheet è disponibile nella pagina web di Ateneo dedicata al 7° PQ – Sezione “Modulistica”.

Si richiama l’attenzione sulla impossibilità di allocare l’intero tempo produttivo annuo sui progetti comunitari, tenuto conto delle altre attività in cui i docenti e ricercatori sono coinvolti; pertanto dalle 1.680 ore annue dovrà essere dedotto il tempo previsto per gli impegni didattici, oltre ad eventuali altri incarichi istituzionali.

E’ fondamentale una corretta gestione del tempo produttivo, al fine di evitare la eventuale doppia imputazione delle ore relativamente ai diversi progetti nei quali docenti e ricercatori sono coinvolti, anche in considerazione dei controlli di ordine contabile da parte delle istituzioni comunitarie.

L’ammortamento delle attrezzature

Le linee guida finanziarie della CE relative al 7° PQ prevedono fra i costi ammissibili e rendicontabili i costi per le attrezzature durevoli, in base all’applicazione del meccanismo dell’ammortamento, stabilito in relazione alla vita utile presunta del bene e alla misura in cui il bene è utilizzato ai fini del progetto.

L’ammortamento può essere calcolato sul bene acquistato prima della data d’inizio del contratto purché utilizzato nel progetto e limitatamente alle quote non ancora ammortizzate.
La percentuale e il tempo di utilizzo del bene devono essere verificabili (es. diario d’uso).
Nell’ambito dei programmi quadro vige la regola generale secondo la quale i costi sono  determinati in base agli usuali principi e regole contabili del beneficiario; non è infatti consentito creare regole “ad hoc” per i PQ. Tale regola trova applicazione anche per l’ammortamento delle attrezzature.

L’Università di Firenze, con delibera del Consiglio di Amministrazione del 23 maggio 2008, ha adottato i coefficienti di ammortamento riportati nella tabella seguente:

TIPO DI IMMOBILIZZAZIONE

Coefficiente ammortamento

Periodo di ammortamento (vita utile presunta del bene)

Mobili e macchine d'ufficio

12

8 anni e 4 mesi

Macchine per ufficio elettromeccaniche ed elettroniche (compresi i sistemi telefonici elettronici)

20

5 anni

Macchinari , apparecchi e attrezzature

15

6 anni e 8 mesi

Macchinari , apparecchi, attrezzature e macchine elettroniche  per la ricerca scientifica ad obsolescenza rapida(*)

33,33

3 anni

Macchinari , apparecchi, attrezzature e macchine elettroniche per la didattica ad obsolescenza rapida(*)

33,33

3 anni

Banconi blindati e/o attrezzati

20

5 anni

Autovetture , motoveicoli  e simili (trasporto persone)

25

4 anni

Autoveicoli da trasporto (autoveicoli pesanti, carrelli elevatori ecc.)

20

5 anni

Arredamenti

15

6 anni e 8 mesi

Acquisto software personalizzato

non ammort.

 

(*)dietro  attestazione della vita utile del bene da parte del responsabile scientifico o didattico

Relazioni e audit dei costi ammissibili

I beneficiari, attraverso il coordinatore, devono presentare alla Commissione rapporti periodici sulle attività (scientifiche e di gestione), con giustificazione delle risorse utilizzate, attraverso il Financial statement (Form C).
Il coordinatore ha l’obbligo di inviare tali rapporti alla CE entro 60 giorni dalla fine del periodo di relazione.
La CE ha 105 giorni per valutarli e trasferire il contributo. E’ inoltre necessario un rapporto finale, sull’intera durata del progetto, che include:

  • il piano per l’utilizzo e la diffusione delle conoscenze;
  • un rapporto sulle implicazioni sociali e sul gender;
  • un rapporto finale sulla distribuzione del contributo ai partners (da inviare entro 30 giorni dal pagamento finale).

Per quanto riguarda i certificati sullo stato finanziario (Certificate on Financial Statement - CFS), essi sono stati razionalizzati e ridotti nel 7° PQ.
Il modello di convenzione di sovvenzione all’allegato II - Condizioni generali - articolo II.4 (Reports and deliverables) prevede che ogni beneficiario debba fornire in fase di rendicontazione un CFS solo qualora l’importo cumulativo dei pagamenti intermedi e dei pagamenti del saldo versati dalla CE sia pari o superiore a € 375.000.
Per le azioni indirette di durata pari o inferiore a 2 anni è richiesto ai beneficiari un solo certificato alla fine del progetto.
Il CFS attesta che i costi dichiarati sono stati sostenuti nel rispetto delle condizioni stabilite dalla convenzione di sovvenzione e dalle regole di partecipazione al 7° PQ (e naturalmente in conformità con le normative nazionali e locali).
La Commissione europea ha pubblicato apposite linee guida relative alle procedure a cui deve attenersi l’auditor nella  certificazione (Certificates issued by external auditors – Guidance notes for beneficiaries and auditors) disponibili nel sito CORDIS.
Il CFS deve essere reso da un auditor esterno e qualificato, scelto da ogni beneficiario.
Enti pubblici, centri di ricerca non profit, istituti d’istruzione secondaria e superiore  possono optare per “un pubblico funzionario competente”,  purché  “indipendente” e “qualificato”.
Le Università, in quanto enti pubblici, possono in linea di principio ricorrere alle funzioni del Collegio dei Revisori dei Conti ovvero possono optare per un revisore esterno qualificato che sia in possesso dei requisiti previsti dalla normativa comunitaria e nazionale.
I costi di certificazione, che sono a carico di ogni beneficiario, rappresentano costi ammissibili e rimborsabili dalla Commissione europea nella misura del 100% nell'ambito dei costi relativi a “Management of the consortium activities”, che fa parte della voce “Other activities”.

L’Ateneo fiorentino ha optato per i revisori esterni, demandando la scelta dell’auditor ai poli, cui compete gestione, rendicontazione dei fondi e rapporti con l’auditor per i progetti finanziati nel 7° PQ, come previsto dalle linee guida emanate dal Rettore. In data 27/4/2010 è stato pubblicato sul Bollettino Ufficiale di Ateneo un avviso pubblico per la formazione di un albo di auditor.
Una volta costituito, il nuovo albo sostituirà ogni altro albo o elenco dello stesso tipo eventualmente presente nelle singole strutture di Ateneo e, da quel momento, le unità amministrative dovranno attingere dal nuovo albo.

 
ultimo aggiornamento: 21-Mag-2010
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