NEWSLETTER Unifi
ORGANIZZAZIONE, PERSONE E VALORI NELL’ATENEO DI FIRENZE

Numero 29
26 febbraio 2004
Speciale Circolari
del Direttore Amministrativo

In questo numero:
Organizzazione dei processi lavorativi
Protocollo Informatico Titulus
Informative generali
Conferimenti di incarichi e innovazioni organizzative
Regolamenti e Ordinamenti
Costituzione nuovi uffici
Sicurezza degli edifici dell’ateneo
Risorse Umane
Formazione
	Pg.   2
Pg.   6
Pg.   9

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La Direzione informa…
Questo numero della NEWSLETTER è interamente dedicato alle più recenti comunicazioni diffuse dal Direttore Amministrativo, in particolare a quelle che si riferiscono all’organizzazione del lavoro, a disposizioni e a note informative.
Le notizie raccolte in questo numero sono aggregate per argomento e costituiscono una sorta di “testo unico” di interesse generale, con collegamenti on-line alle normative menzionate.
La NEWSLETTER Speciale Circolari sarà pubblicata con cadenza trimestrale.
Aggiornamento 
al 23 febbraio 2004

N E W S L E T T E R Unifi

pag. 2

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Organizzazione dei processi lavorativi

Firma della corrispondenza in uscita: disposizione di servizio.
(Lettera del 10 febbraio 2003 - Prot. int. 1118 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici)
E’ certamente noto alle SS.LL. che, sulla base delle disposizioni vigenti, spetta ai dirigenti adottare gli atti ed i provvedimenti amministrativi relativamente agli uffici che da loro dipendono. Ciò comporta di conseguenza che è di competenza esclusivamente dei medesimi dirigenti la sottoscrizione della corrispondenza che, destinata a soggetti esterni all’amministrazione universitaria, rende nota e impegna la volontà della medesima verso l’esterno. 
Tenuto conto di quanto sopra si invitano le SS.LL. a disporre affinché il personale responsabile degli uffici di afferenza provveda a sottoporre alla firma del dirigente competente tutta la corrispondenza in uscita avendo cura peraltro di sottoporre preventivamente all’attenzione del Direttore Amministrativo tutto quanto possa rivestire un carattere di generalità e di interesse per tutto l’Ateneo.
Sarà inoltre di competenza esclusiva del Direttore Amministrativo sottoscrivere, su proposta del dirigente competente, la richiesta di pareri ad enti ed organismi esterni alla amministrazione universitaria.
Si potrà derogare alle disposizioni di cui al secondo capoverso solo nel caso di mera trasmissione di atti, provvedimenti o certificazioni già adottate formalmente dagli organi e/o dirigenti competenti o qualora si sia in presenza della fattispecie prevista dall’articolo 17 comma 1 bis del D.Lgs. 165/2001 secondo il quale è consentito che il dirigente per specifiche e comprovate ragioni di servizio, possa delegare per un periodo di tempo determinato, con atto scritto e motivato, alcune sue competenze a dipendenti che ricoprano le posizioni funzionali più elevate nell’ambito degli uffici. 
Tale delega sarà comunque previamente sottoposta alla attenzione del sottoscritto.
Si confida nella puntuale applicazione delle disposizioni di cui sopra e si ringrazia per la collaborazione. 

Comunicazioni esterne
(Lettera del 25 novembre 2003- Prot. n. 7784 - Ai Dirigenti di Polo e, p.c., ai Responsabili delle U.A.D.R.)
Questa Direzione Amministrativa rileva che sovente alcune strutture e/o uffici di Polo diramano comunicazioni verso le UADR, ovvero inviano missive all’esterno dell’Università, contravvenendo alle disposizioni emanate con precedenti note. 
Con l’occasione, nel ribadire il carattere dei Poli come strutture di servizio, dotate quindi di funzioni strumentali nei riguardi delle Unità Amministrative Decentrate afferenti ai Poli stessi, si pregano le SS.LL. di vigilare onde evitare la diffusione di comunicazioni improprie (o meglio prive di oggetto) verso l’esterno o nei confronti delle UADR.

Firma della corrispondenza in uscita
(Lettera del 25 settembre 2003 - Prot. n. 6060 - Ai Dirigenti e, p.c., a Responsabili degli Uffici e ai Responsabili delle U.A.D.R)
Nel richiamare l’attenzione delle SS.LL. circa la responsabilità civile, amministrativa, penale e contabile in conseguenza dei propri atti, come disciplinata dal D.lgs 3 febbraio 1993 n.29 e dalle norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche di cui al D.lgs 30 marzo 2001 n.165 e successive modificazioni, si rinnova l’invito tassativo ad attenersi in modo inderogabile alle disposizioni di servizio impartite con la Circolare prot. n. 1118 8/C del 10.02.2003.
In particolare tutti gli atti che abbiano rilevanza esterna devono essere sottoposti alla firma del Dirigente e comunque comunicazioni, pareri, circolari di rilevanza interna, devono essere firmati unicamente dal Responsabile dell’Ufficio, rispettando rigorosamente il rapporto gerarchico.

Si ricorda infine che le e-mail, in assenza della firma digitale, non hanno ad oggi nessun valore legale, ma solo di mera comunicazione; parimenti non hanno valore i fax che non riportino la specifica indicazione di sostituzione dell’originale, nonché quelli in cui non risulta facile individuare il mittente. Tuttavia queste ultime due modalità di informazione possono essere utilizzate per accelerare il procedimento correlato, nelle more della comunicazione formale.

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Comunicazione di provvedimenti amministrativi
(Lettera del 15 Luglio 2003 - Prot. n. 4643 - Ai Dirigenti, ai Responsabili delle UADR e ai Responsabili degli Uffici)
Si richiama l’attenzione delle SS.LL. sulla necessità di indicare, nella comunicazione agli interessati dei provvedimenti che li riguardano, la “motivazione” che costituisce il fondamento dell’atto.
Ciò, in base ad una recente decisione del Giudice Amministrativo, si rende indispensabile, affinché si realizzi la “piena conoscenza” del provvedimento, necessaria per il decorso del termine perentorio dei 60 giorni per proporre ricorso al Giudice Amministrativo.
Le argomentazioni assunte dal G.A., nella citata decisione, a sostegno della predetta tesi muovono dall’art.3 della L.241/90 che sancisce l’obbligo della motivazione per ogni provvedimento, motivazione peraltro che non può consistere in una formula generica, ma deve indicare puntualmente i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell’Amministrazione.
Il Giudice Amministrativo, ricordando che sono esclusi dal predetto obbligo solo gli atti che non costituiscono espressione di volontà della Pubblica Amministrazione, ha ritenuto che la motivazione costituisca elemento essenziale dell’atto amministrativo, al punto che la sua mancanza ne determina l’insussistenza o, meglio, la nullità.
Pertanto, in base a tale posizione giurisprudenziale, la “piena conoscenza”, cioè la conoscenza completa, totale dell’atto si ha solo se la sua comunicazione contiene tutti gli elementi essenziali. E’ stata, infatti, ritenuta non sufficiente la comunicazione, peraltro inviata con raccomandata con avviso di ricevimento, in quanto la comunicazione stessa, pur indicante gli estremi dell’atto (data, numero, autorità emanante) o il contenuto del medesimo, era priva della “motivazione”.
D’altronde, le argomentazioni “a contrario” in ordine al conseguente aggravamento dell’attività amministrativa per effetto di quest’ulteriore obbligo oltre quello della comunicazione di avvio del procedimento ex art.8 stessa legge, non è stata ritenuta confacente. Ciò perché, secondo il giudice, conoscere significa sapere il perché della decisione.
Le SS.LL. sono, pertanto, tenute ad adeguarsi a tale decisione, considerato che la mancata comunicazione della motivazione dell’atto rinvia sine die la decorrenza dei 60 giorni per la proposizione del ricorso.

Predisposizione atti sedute Consiglio di amministrazione – Senato accademico – Comitato consultivo tecnico amministrativo
(Lettera del 19 maggio 2003 – Prot. n. 3323 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici e, p.c., ai Prorettori)
I Dirigenti e i Responsabili degli Uffici si dovranno attenere alle disposizioni che seguono ai fini della predisposizione degli atti preparatori delle sedute del Consiglio di amministrazione e del Senato accademico, nonché del Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo:
1. L’Ufficio competente, interpellando anche eventuali altri uffici se interessati, redigerà l’istruzione di pratica per il Consiglio di amministrazione ed il Senato Accademico, utilizzando il modulo qui allegato, a tal fine predisposto. Per il Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo l’Ufficio dovrà procedere illustrando la problematica e formulando, in ultima analisi, il proprio parere.
2. La predetta istruzione di pratica - ove preveda l’assunzione di un impegno di spesa – andrà inoltrata, a cura dell’Ufficio istruttore, all’Ufficio programmazione, pianificazione e gestione risorse finanziarie o all’Ufficio amministrazione economica del personale al fine dell’imputazione della spesa e della verifica della disponibilità di bilancio.

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3. L’istruzione di pratica, completa dei dati richiesti nell’ipotesi di cui al punto 2., andrà, quindi, trasmessa, sempre a cura dell’Ufficio proponente, all’Ufficio Organi Collegiali di Ateneo. Tale trasmissione andrà effettuata, su supporto cartaceo accompagnato dagli atti posti a base dell’istruttoria, nonché in via telematica ai seguenti indirizzi:
- per il Consiglio di amministrazione: cda@adm.unifi.it 
- per il Senato Accademico: sa@adm.unifi.it 
- per il Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo: antonella.messeri@unifi.it ovvero, in alternativa, su dischetto magnetico.
4. I responsabili degli Uffici cureranno che l’inoltro all’Ufficio Organi Collegiali di Ateneo delle pratiche, redatte secondo le modalità di cui sopra, venga operato man mano che risulti completata la relativa istruttoria entro il decimo giorno antecedente alla data fissata per la seduta del consesso, per il Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo è sufficiente che ciò avvenga entro l’ottavo giorno. 
5. L’Ufficio Organi Collegiali di Ateneo sottoporrà alla Direzione amministrativa, la pratiche allo stesso pervenute entro i termini sopraindicati e non accetterà in ricezione le pratiche presentate oltre tale termine. Resta salva l’ipotesi che le pratiche concernano argomenti che intrinsecamente rivestano il carattere dell’indifferibilità e dell’urgenza, espressamente evidenziato dall’Ufficio istruttore; in tali ipotesi l’Ufficio Organi Collegiali sottoporrà alla Direzione amministrativa, per le necessarie valutazioni, le pratiche predette, pur se pervenute oltre il termine di cui al punto 4. Si ricorda, con l’occasione, che la trattazione di argomenti non inseriti all’ordine del giorno è consentita solo in caso di unanime riconoscimento della loro indifferibilità (art. 41 dello statuto) e previa autorizzazione del Rettore
6. Le deliberazioni assunte dagli Organi Collegiali sugli argomenti iscritti all’ordine del giorno, se conformi a quanto proposto dagli uffici, verranno trasmesse dall’Ufficio Organi Collegiali di Ateneo all’Ufficio istruttore, per l’immediata esecuzione, utilizzando il modulo di presentazione di cui sopra compilato nella parte di competenza dell’Ufficio stesso. Nel caso in cui tali deliberazioni risultassero modificate in sede di riunione, l’Ufficio Organi Collegiali di Ateneo provvederà ad inoltrare il relativo estratto.
7. Ove gli Uffici ritengano necessaria la predisposizione degli estratti anche nei casi di approvazione delle delibere nella formulazione proposta dai medesimi, dovranno farne specifica richiesta all’Ufficio Organi Collegiali di Ateneo.

Trasmissione pratiche da sottoporre all’esame del Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo
(Lettera del 19 maggio 2003 – Prot. n. 7644 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici e, p.c., ai Prorettori)
Si ritiene necessario richiamare l’attenzione delle SS.LL. sulla necessità di rispettare i termini indicati nella precedente comunicazione del 19/5/2003 prot. 3323/1o per l’inoltro delle pratiche per l’esame degli Organi Collegiali, anche relativamente a quelle del Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo. Questo infatti ha più volte lamentato il tardivo inoltro delle pratiche costringendo in taluni casi l’Organo ad esprimersi senza la dovuta ponderazione.
Per quanto attiene in particolare alla presentazione di pratiche concernenti “Reclami”, si sottolinea come la tardiva trasmissione della documentazione pregiudichi i lavori del Comitato stesso, come peraltro evidenziato dal medesimo nel verbale del 28 ottobre u.s. e già portato a conoscenza delle SS.LL. 
Si preavverte che la mancata espressione di parere da parte di tale Organo entro i termini utile sarà imputata al responsabile dell’Ufficio preposto all’istruzione della pratica e non certo all’Organo consultivo.

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Ufficio/Polo ……………………………

Il Responsabile ……………….

Il Dirigente ………………….

Istruzione di pratica per il Consiglio di amministrazione/Senato accademico del …………
Titolo della pratica: ……………………………………………………………

Istruzione della pratica:
Questa non deve limitarsi ad un mera indicazione di avvenimenti accaduti o ad elencazioni di determinazioni assunte da altri organi e/o enti, ma deve contenere valutazioni da parte dell’Ufficio/Polo proponente in ordine ad aspetti di legittimità e di opportunità, tenendo conto anche degli aspetti economici connessi.
Alla pratica devono essere allegati, in fotocopia, tutti i documenti richiamati nella descrizione o indicati in delibera, compresi i testi delle leggi o, eventualmente, gli articoli delle stesse.
Deve essere precisato, inoltre, con chiarezza se sono previsti impegni di spesa o oneri di vario titolo a carico del bilancio universitario, indicando eventuali ricadute su più esercizi. In caso contrario ciò deve essere specificamente indicato e se i costi sono uguali a “zero” deve essere dichiarato a cura del responsabile.

Proposta di delibera 

Il Consiglio di amministrazione/Senato accademico:
-	visto ……
-	preso atto ……
-	ritenuto……
-	………
delibera / esprime parere /approva / ecc.
…………………

Firenze, ….

Uff. programmazione, pianificazione e gestione risorse finanziarie o
Uff. amministrazione economica del personale

Bilancio preventivo esercizio   _________
Categoria _________ Capitolo ________
Prenotazione impegno ______ N° ______
Importo                                 €   ______
Disponibilità residua                €   ______

Il Dirigente /o il Responsabile
	Ufficio Organi collegiali di ateneo

Riunione del Consiglio di amministrazione/Senato accademico del _________

Trasmessa per l’immediata esecuzione all’Ufficio istruttore.

Il Responsabile ufficio organi collegiali	

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Liquidazione dei titoli di spesa
(Lettera del 12 febbraio 2004- Prot. N .5786 pos. X/7 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici)

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In sede di revisione delle procedure amministrativo – contabili dell’area finanziaria, è emerso che la fase di spesa relativa alla liquidazione viene, nella maggior parte dei casi, effettuata da persone diverse dai Dirigenti di Divisione.
Si ricorda che, ai sensi delle norme di Contabilità di Stato in materia, la liquidazione compete al Direttore Amministrativo o suoi delegati, quindi, in questo Ateneo, ai Dirigenti assegnatari di fondi.
Gli Uffici Finanziari sono pertanto invitati a procedere al pagamento dei titoli di spesa liquidati esclusivamente dal Dirigente competente per Divisione.

Protocollo Informatico Titulus

(Lettera del 23 dicembre 2003 - Prot. n. 8811 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici)
Nel richiamare l’attenzione sulla necessità di realizzare il sistema informativo automatizzato finalizzato alla gestione del protocollo entro il 1° gennaio 2004, ai sensi di quanto previsto dall’art. 50 del DPR 445/2000, si invitano le SS.LL ad attenersi alle seguenti disposizioni, a partire dal 7 gennaio 2004 data di entrata in effettivo del protocollo informatico Titulus:
-	è introdotto il protocollo unico per ogni AOO (Unità organizzativa omogenea) e parimenti sono eliminati tutti i cosiddetti protocolli interni (protocolli di reparto, di divisione ecc). o altri sistemi di registrazione dei documenti diversi dal protocollo unico;
-	l’operazione di registratura a protocollo di tutta la corrispondenza in arrivo inviata all’Amministrazione centrale di questa Università è effettuata centralmente dall’ufficio protocollo del Sistema Archivistico di Ateneo intendendo per corrispondenza in arrivo tutti i documenti pervenuti o comunque acquisiti dall’Amministrazione centrale nell’esercizio delle sue funzioni. Le operazioni di registratura delle altre AOO (CSIAF, SBA, Dipartimenti, ecc.) sono effettuate in un punto di registratura unico presso ciascuna AOO.
I documenti in arrivo, una volta registrati a protocollo e classificati vengono smistati alla UOR (Unità organizzativa responsabile), individuata in base al modello delle competenze così come definito dall’organigramma e funzionigramma salvo diversa decisione di questa direzione.
La UOR così individuata è incaricata della gestione del procedimento o dell’affare cui il documento è relativo, nonché della creazione e tenuta del fascicolo archivistico.
Il responsabile di ciascuna UOR è avvisato tramite e-mail inoltrata dal sistema dell’avvenuta assegnazione del documento, egli può, qualora il documento non sia di sua competenza, restituirlo al servizio protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione.
Qualora non sia diversamente specificato il RPA (Responsabile del procedimento amministrativo) coincide con il responsabile della UOR.
Il suddetto responsabile può, ai sensi dell’art. 5 della legge 241/90 assegnare a sé o ad altri la responsabilità del procedimento amministrativo individuando il RPA all’interno della propria UOR, in tal caso deve farne comunicazione scritta a questa Direzione al Sistema Archivistico di Ateneo e a CSIAF;
-	l’operazione di registratura a protocollo della corrispondenza in partenza dall’Amministrazione centrale è effettuata da ogni singola UOR nella persona del suo responsabile o collaboratore o sostituto intendendo per corrispondenza in partenza tutti i documenti inviati dall’Amministrazione centrale nell’esercizio delle sue funzioni ad altre amministrazioni, a privati o ad altra AOO di questo Ateneo.

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Le operazioni di registratura della posta in partenza delle altre AOO dell’Ateneo sono effettuate presso il punto di registratura a protocollo delle medesime. Il documento cartaceo da inoltrare all’esterno o ad altro ufficio deve essere prodotto in due esemplari (originale e minuta) corredati di firma autografa. L’originale è inviato al destinatario, mentre la minuta e conservata nel fascicolo relativo al procedimento o all’affare;
-	la registratura a protocollo dei documenti interni è effettuata, come nel caso dei documenti in partenza, dal responsabile o dal collaboratore o dal sostituto di UOR, intendendo per documenti interni i documenti amministrativi trasmessi tra le UOR della medesima AOO;
-	è consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo attraverso l’apposizione della dicitura “annullato”. L’annullamento di una registrazione di protocollo può essere autorizzato unicamente dal Responsabile del Sistema Archivistico di Ateneo a seguito di richiesta scritta (trasmessa anche via fax o e-mail) indicante il numero di protocollo da annullare e i motivi dell’annullamento
-	In attesa della pubblicazione del Manuale di gestione del protocollo informatico dell’Università degli studi di Firenze sono da considerarsi esclusi dalla registrazione a protocollo i documenti indicati nell’art. 53 c. 5 del DPR 445/2000;
Si fa presente inoltre che:
-	le abilitazioni di nuovi utenti come pure la loro cancellazione per trasferimenti o per cessazione devono essere comunicate al responsabile del Sistema Archivistico di Ateneo e al Responsabile dello CSIAF indicando nome e cognome della persona da cancellare e nome, cognome e IP (Internet Protocol) della postazione di lavoro in caso di abilitazione di un nuovo utente;
-	entro il 1° gennaio 2004 verranno comunicati a tutti gli incaricati del protocollo i nuovi User e le Password per l’accesso al programma del protocollo informatico Titulus.

(Lettera del 30 Dicembre 2003 - Prot. int. n. 2766/7D-a - Al Sistema Archivistico di Ateneo - Allo CSIAF )
Con riferimento alla nota del 23 dicembre 2003 u.s. ai sensi dell’art.5 della Legge 241/90, comunico che la responsabilità del procedimento amministrativo cui il documento è relativo, nonché la creazione e tenuta del fascicolo archivistico è assegnata ai responsabili dei singoli uffici afferenti all’Area di indirizzo politico-amministrativo, consultivo e controllo dell’Ateneo, nonché dell’Area delle Attività Istituzionali (interim):

Baldi Cinzia		Ufficio Convenzioni e Programmi di Ricerca
Cioni Liliana		Ufficio Cerimoniale
D’Alberto Donatella	Ufficio Servizi Statistici e Controllo di Gestione
Guidotti Cecilia		Ufficio Rapporti con le Aziende Ospedaliere e con il SSN
Maraviglia Antonella 	Ufficio Portavoce e Ufficio Stampa	  		
Messeri Antonella 	Ufficio Segreterie Organi e Commissioni di Ateneo
Milloschi Lucia		Ufficio Segreteria del Rettore
Nigro Rina		Ufficio Brevetti e rapporti con il Territorio
Nistri Elena		Ufficio Orientamento, Mobilità e collaborazioni Studentesche
Palla Lorella		Ufficio Relazioni Internazionali
Palma Anna Lucia	Ufficio Studi Ricerca e Trasferimento dell’innovazione
Pilotto Maria		Ufficio Dottorato e Assegni di Ricerca
Scotti Fantoni Paola	Ufficio Segreteria di Direzione
Tonveronachi Silvia 	Ufficio Programmazione Rendicontazione e Valutazione 			di Attività di Didattica e di Ricerca-Progetti Speciali
Vannucci Vanna	Ufficio supporto al Nucleo di Valutazione

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(Lettera del 20 gennaio 2004 - Prot. n. 1939 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici)
La presente circolare segue quella del 23 dicembre 2003 prot. 8811 sull’introduzione del nuovo protocollo informatico Titulus, per indicare alcune regole sulla gestione del protocollo stesso.
Lettere in arrivo
Nel caso di lettere in arrivo queste verranno destinate dall’ufficio protocollo ad un unico responsabile del procedimento amministrativo (RPA) ex lege 241/90. 
Sarà cura di quest’ultimo, ove ritenuto necessario, coinvolgere altri uffici corresponsabili tramite l’invio di copia per conoscenza. Ciò secondo l’apposita procedura stabilita dal programma Titulus.
Comunicazioni interne
Le comunicazioni interne tra uffici non vanno assoggettate a registratura del protocollo informatico ad eccezione dei documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio, ovvero atti o provvedimenti amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. 
Anche in questo caso va individuato un unico destinatario responsabile il quale provvederà, se del caso, all’inoltro delle copie agli altri corresponsabili e le medesime dovranno essere inviate solo ad altri uffici afferenti alla medesima Area Organizzativa Omogenea (AOO).
Si chiarisce che i Dipartimenti, le Facoltà, i Centri (es. CSIAF), il Servizio Bibliotecario Ateneo (SBA) e tutte le altre Unità amministrative decentrate (UAD) previste dallo statuto sono da considerarsi esterne ovvero ogni UADR è una AOO a sé stante
I Poli fanno parte della AOO dell’Amministrazione Centrale.
Nel sottolineare l’importanza di attenersi alle disposizioni sopra indicate si invitano, i dirigenti e i responsabili a verificare, nell’ambito dei rispettivi uffici, che tale procedura sia stata correttamente seguita.

Protocollo informatico Titulus “tra Uffici”
(Lettera del 23 febbraio 2004 Prot. Prot 7651 Class. I/7 - Ai Dirigenti e ai Responsabili degli Uffici)
Nel rinnovare le disposizioni impartite con lettera del 20 gennaio u.s. prot.1939, si ritiene opportuno evidenziare alle SS.LL. che la corrispondenza interna, detta “tra Uffici”, trasmessa tramite Titulus, deve essere direttamente indirizzata al Dirigente responsabile del procedimento.
Infatti, è stato notato che spesso tale corrispondenza è inviata direttamente ed unicamente al Direttore Amministrativo, che deve ricorrere alla modifica del RPA e, purtroppo, il programma attuale di Titulus, non permette che le correzioni apportate dal ricevente siano notificate anche al mittente.
Pertanto, se ritenuto dalle SS.LL necessaria l’informazione della corrispondenza fra Uffici, anche alla Direzione Amministrativa, si prega di inviarla solo per conoscenza a questo Ufficio.

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Informative generali

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Decreto legislativo n. 231/2002 – Interessi per ritardati pagamenti 
(Lettera del 3 marzo 2003 - Prot. n. 1939 - Ai Dirigenti, ai Dirigenti di Polo e ai Responsabili delle UADR)
Com’è noto il provvedimento in oggetto, che recepisce un’apposita direttiva comunitaria, stabilisce, tra l’altro, la decorrenza automatica degli interessi di mora per ritardato pagamento dei corrispettivi ai fornitori di beni e servizi.
Il saggio degli interessi, per il primo semestre del 2003, è stato di recente fissato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze pari al 9,85%.
La citata disposizione offre possibilità di deroghe legate essenzialmente al principio generale della libertà negoziale tra le parti, che sembra opportuno raccogliere.
Una prima deroga può riguardare la data di pagamento del corrispettivo che può essere fissata liberamente, atteso che l’art. 4.2 stabilisce la decorrenza automatica degli interessi di mora trascorsi trenta giorni dal ricevimento della fattura o dalla consegna delle merci, se il termine di pagamento non è stabilito nel contratto.
Ciò significa che nel contratto ovvero nell’ordinativo potrebbe stabilirsi un termine per il pagamento del corrispettivo minore o maggiore di trenta giorni, con la conseguenza che gli interessi decorrerebbero solo dopo che sia spirato il termine contrattualmente fissato.Oltre alla durata del termine, la decorrenza potrebbe essere fissata anche con riferimento ad altri parametri; difatti l’art. 4.4, per i contratti aventi ad oggetto la cessione di merci deteriorabili, stabilisce che “le parti (…) possono liberamente stabilire un termine superiore a quello legale, a condizione che le diverse pattuizioni siano stabilite per iscritto e rispettino i limiti concordati nell’ambito di accordi sottoscritti dalle organizzazioni”.
Anche il saggio di interesse può essere oggetto di pattuizione atteso che la norma, pur prevedendone la fissazione, fa salvo il diverso accordo; pertanto le parti possono stabilire in contratto un saggio di interesse diverso, anche più basso di quello normato.
Sembra utile valutare a tale proposito fino a quale limite si possa abbassare la soglia, ovvero se essa possa addirittura essere fissata con tasso/saggio uguale a zero.
Ebbene questo limite risulta implicitamente fissato dall’art. 7 della legge ed è costituito dalla “grave iniquità in danno del creditore” da stabilirsi “avuto riguardo della corretta prassi commerciale, dalla natura della merce o dei servizi oggetto del contratto, alla condizione dei contraenti e ai rapporti commerciali tra i medesimi, nonché a ogni altra circostanza”.
Un solo limite è espressamente previsto come inderogabile dallo stesso legislatore ed è quello relativo al saggio di interesse per i contratti relativi alla cessione di prodotti deteriorabili che oltretutto è stabilito maggiorato di due punti percentuali.E’ bene considerare ancora che la legge si preoccupa di esemplificare ciò che debba intendersi per “accordo gravemente iniquo” riferendosi al caso che “senza essere giustificato da ragioni oggettive, abbia come obiettivo principale quello di procurare al debitore liquidità aggiuntiva a spese del creditore”, nonché quello dell’”appaltatore o subfornitore principale che imponga ai propri fornitori termini di pagamento ingiustificatamente più lunghi rispetto ai termini di pagamento ad esso concessi”.
In ogni caso giova suggerire che le deroghe siano sancite per iscritto nell’ambito del contratto ovvero dell’ordinativo e che, trattandosi di clausole limitative della responsabilità, di esse ne venga richiesta l’approvazione specifica da parte del contraente.
Si suggerisce, altresì, di concordare queste deroghe (termini e saggio di interessi) con il Dirigente della Divisione Servizi Finanziari affinché possano risultare rispondenti ai criteri di ragionevolezza succitati ed evitare così di incorrere nel rischio che le deroghe stesse siano dichiarate nulle dal giudice, con conseguenti responsabilità personali.

Dolo Amministrativo
(Lettera del 4 aprile 2003 - Prot. n. 2410 - Ai Dirigenti)

pag. 10

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Si ritiene opportuno trasmettere alle SS.LL. l’unito promemoria nel quale sono riportate alcune considerazioni in ordine all’estensione del concetto di “dolo amministrativo” operata di recente dalla Corte dei Conti.
Sarà cura delle SS.LL. vigilare sulle attività degli uffici di afferenza affinché non si verifichino inadempimenti colpevoli.
Particolare attenzione dovrà essere posta nella verifica degli inadempimenti nei confronti del Ministero e degli altri Enti finanziatori, onde evitare il pericolo che l’Amministrazione diventi oggetto di decurtazioni e/o provvedimenti di decadenza dei finanziamenti stessi, ingenerando conseguentemente responsabilità legate all’inadempimento.
Pro-Memoria - Dolo anche per un inadempimento
Una recente sentenza della Corte dei Conti (Sez. II, 2 dicembre 2002, n.353) riscrive i caratteri costitutivi del dolo ai fini della responsabilità amministrativa estendendolo anche ai casi di “inadempimento”. 
Il “dolo amministrativo” così riconsiderato, sembra potersi ricondurre nell’alveo del dolo ex art. 1439 del codice civile, in particolare quello caratterizzato dall’inadempimento, cioè dal non aver compiuta la prestazione dovuta.
Il “dolo”, com’è noto, nel concetto giuridico, consiste nella previsione o nella volontà di ottenere, con l’inganno, la macchinazione, il raggiro, un determinato obiettivo.
La connotazione del “dolo” così concepito, che aveva già subito, per effetto della giurisprudenza amministrativa, modificazioni sostanziali, atteso che venivano ritenuti dolosi anche i comportamenti in cui vi era la consapevolezza e la prevedibilità che determinati avvenimenti avrebbero potuto verificarsi, con la sentenza in rassegna, acquista un parametro molto più ampio.
Infatti, sostiene la Corte che vi è “dolo amministrativo non solo quando vi è un inganno, un raggiro, ma anche se v’ è un inadempimento”.
Il dolo amministrativo allo stato attuale risulta senza dubbio influenzato dalle profonde modificazioni che ha subito il pubblico impiego, che ne prevedono la privatizzazione e la conseguente contrattualizzazione.
I contratti collettivi che disciplinano il rapporto stabiliscono, difatti, il dovere degli impiegati di operare affinché l’attività amministrativa sia legittima.
Di conseguenza un consapevole inadempimento costituisce per l’impiegato una violazione del dovere di ufficio, consentendo al giudice di ritenere il comportamento omissivo, determinante ai fini del suo inquadramento nell’ambito del dolo.

Testo Unico in materia di edilizia 
(Lettera del 14 Luglio 2003 - Prot. n. 2417 - All’Arch. Vito Carriero – Dirigente Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza, all’Arch. Giuseppe Fialà - Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali)
Si ricorda che dal 1° del corrente mese sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di edilizia, dettato con il D.P.R. n. 380/2001.
Si ritiene di dover segnalare nel seguito le principali novità introdotte nell’ordinamento, pur rinviando al testo per una sua puntuale applicazione.
L’attività edilizia è regolata essenzialmente dal ricorso, ad ampio raggio, alla D.I.A. (dichiarazione di inizio attività), con la quale si potrà dare inizio alle attività in 30 giorni, per tutti gli interventi compreso la ristrutturazione con demolizione delle fabbriche preesistenti.
E’ da rilevare in proposito che qualora l’intervento risulti radicalmente nuovo, occorrerà acquisire (in 75 giorni) un permesso per costruire, ovvero ricorrere alle procedure della conformità urbanistica.
Rilevante novità attiene alla ristrutturazione completa del settore edilizio, con l’individuazione del responsabile dell’ufficio e di quello del procedimento, nonché del dirigente che emana il provvedimento o la sanzione per gli eventuali abusi.
Il Testo Unico è caratterizzato essenzialmente nella riduzione di tempi morti; infatti prevede tempi brevi, precisi entro cui deve essere emanato il provvedimento ed anche la possibilità di poter intervenire per ottenere o addirittura essere consigliati in ordine alle modifiche da apportare al progetto necessarie per conseguirne l’approvazione.

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Sembra di rilevante importanza la istituzione dello “sportello unico” nel quale devono convergere tutte le fasi endoprocedimentali per l’ottenimento dell’autorizzazione, ancorché tali fasi fossero di competenza di altri uffici (es: Vigili del fuoco, Sovrintendenze, A.S.L.).
Si rileva che in ogni caso la D.I.A. con le nuove regole prevale sul permesso di costruire; ciò anche in considerazione che essa è sufficiente anche se occorre procedere a demolizioni e successive ricostruzioni, purché nel rispetto della preesistente volumetria e sagoma.
Caratteristica principale della nuova norma è costituita da un’inversione di ruoli; infatti sono i tecnici che devono costruire e -non più i tecnici del Comune- che devono valutare, attraverso “asseverazione” (dichiarazioni con cui si assume la piena responsabilità), le norme, gli indici, le distanze, i rapporti, i volumi, le tipologie costruttive, ecc…. Risulta, pertanto, indispensabile da parte delle SS.LL. un’attenta valutazione di tutti i dati delle costruzioni da intraprendere per evitare interventi sanzionatori da parte del Comune che possono comportare responsabilità a carico delle SS.LL. medesime.Si prega di voler dare ampia diffusione nell’ambito degli Uffici afferenti alle rispettive Divisioni.

Nota ministeriale 271/30.6.03
(Lettera del 9 settembre 2003 – Prot. n. 2552 - Ai Dirigenti)
Si trasmette, per opportuna conoscenza e norma, la nota in oggetto e la sentenza allegata emessa dalla Sez. giurisdizionale d’Appello per la Regione Siciliana n.212/A/2002. 
Dalla sentenza in rassegna sembra utile enucleare alcuni principi essenziali, da tenere in debito conto in materia di conferimento di incarichi a terzi. I principi in argomento possono così riassumersi:
- obbligo di documentare e giustificare le spese disposte nell’esercizio delle proprie funzioni;
- necessità di procedere ad un esame preventivo dell’utilità della spesa per l’incarico al terzo;
- necessità di rendere conoscibile il frutto dell’incarico conferito al terzo.

Repubblica Italiana
In Nome del Popolo Italiano
La Corte dei Conti

Sezione Giurisdizionale d’appello per la Regione Siciliana
Composta dai magistrati:
dott. Salvatore Cilia 		Presidente f.f.
dott. Giuseppe Cozzo		Consigliere 
dott. Luciana Savagnone		Consigliere relatore 
dott. Guido Carlino			Consigliere
dott. Mariano Grillo			Consigliere
ha pronunciato la seguente

SENTENZA 212/A/2002
sul ricorso in appello, iscritto al numero 755/A/RESP del registro di segreteria, proposto da Airò Lorenzo, elettivamente domiciliato a Palermo presso lo studio degli avv.ti Diego Ziino e Angelo Cacciatore che lo rappresentano e difendono

contro

il Procuratore generale della Corte dei Conti

avverso

la sentenza n. 51/2001/RESP del 1° dicembre 2000, pubblicata il 17 maggio 2001, della Sezione Giurisdizionale della Corte dei conti per la Regione siciliana.

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Uditi alla pubblica udienza dell’8 ottobre 2002 il relatore, consigliere dott.ssa Luciana Savagnone, e il Pubblico Ministero nella persona della dott.ssa Diana Calaciura.
Esaminati gli atti ed i documenti della causa.

Fatto

Con sentenza n. 51/2001/Resp la sezione giurisdizionale per la regione siciliana condannava il sig. Airò Lorenzo al pagamento, in favore del comune di Favara, della somma di lire 9.710.400, oltre rivalutazione monetaria ed interessi legali, per avere determinato, quale sindaco, una spesa priva di utilità avendo corrisposto al rag. Vincenzo Cangemi, nominato esperto, il compenso per l’attività svolta dal 24 aprile al 24 giugno 1997, senza avere verificato l’effettivo adempimento dell’obbligazione.
Avverso questa sentenza ha proposto appello il dott. Lorenzo Airò, rappresentato e difeso dagli avv.ti Diego Ziino e Angelo Cacciatore. 
Rilevano i difensori che il giudice di primo grado non ha attribuito il giusto valore probatorio alla documentazione prodotta e non ha considerato la natura fiduciaria dell’incarico. Anche alla luce della giurisprudenza di questa sezione d’appello, i difensori affermano che non risulta la mancanza dell’utilità della prestazione per l’Amministrazione e che nessuna documentazione dell’attività del consulente era necessaria per legge. Peraltro, risulta agli atti, attraverso una certificazione del rag. Castronovo, che il rag. Cangemi avrebbe svolto nell’anno 1995 attività di consulenza e collaborato per la redazione del bilancio di previsione 1996, nonché per la risoluzione delle questioni riguardanti i debiti fuori bilancio.
Il giudice di primo grado non avrebbe, poi, considerato che era la procura a dovere provare che l’incarico non era stato espletato, né d’altra parte avrebbe e effettuato alcuna valutazione sulla richiesta di prova testimoniale fatta dai difensori in primo grado.
Non è stato poi rilevato che la liquidazione dei compensi era di competenza del responsabile dell’ufficio proponente e che spettava, quindi, a lui e non al sindaco verificare che la prestazione fosse stata eseguita.
Mancherebbe, comunque, il dolo o la colpa grave del sindaco nella condotta a lui imputata.
Il procuratore generale nelle conclusioni scritte ha richiesto il rigetto dell’appello e la conferma della sentenza impugnata.
All’udienza dibattimentale il P.M. ha confermato le conclusioni scritte.

Diritto

Con l’appello proposto i difensori del sindaco Airò hanno anzitutto rilevato che ha errato il giudice di primo grado a condannare il loro assistito, posto che nessuna prova del mancato svolgimento dell’incarico era stata fornita dalla procura e che, d’altra parte, la legge non prevede che l’attività del consulente sia in alcun modo documentata.
In effetti l’art. 14 della l.r. n. 2/97 non stabilisce in quale modo debba essere documentata l’attività svolta dagli esperti, ma soltanto che il sindaco annualmente trasmetta al consiglio comunale una dettagliata relazione sulla loro attività. Tuttavia, come esattamente affermato dal giudice di primo grado, costituisce principio generale dell’ordinamento, l’obbligo degli amministratori e dei dipendenti pubblici di tenere comportamenti assolutamente trasparenti e di documentare e giustificare le spese disposte nell’esercizio di funzioni e compiti della p.a.. Peraltro, il frutto dell’incarico conferito al terzo per essere portato a vantaggio dell’amministrazione deve essere conoscibile dai soggetti che partecipano alla funzione pubblica, cosicché l’assenza di documentazione sull’attività svolta dal professionista non consente di valutare in concreto se la spesa sia utile. Non vi è dubbio, quindi, che, indipendentemente dalla lettera della cennata disposizione, sussiste una precisa obbligazione giuridica del sindaco di documentare l’attività degli esperti da lui nominati per l’esercizio di funzioni proprie, anche quando tale attività per la sua natura, sia stata esplicata in tutto o in parte oralmente ovvero anche attraverso comportamenti materiali.
Nella specie, a fronte della assoluta mancanza di documentazione presso il comune sull’attività svolta e in assenza anche della dettagliata relazione che il sindaco avrebbe dovuto trasmettere annualmente al consiglio comunale, ai sensi dell’art. 14 

sopra citato, e che sarebbe stata essa stessa sufficiente a comprovare l’utilità della spesa, dato il suo oggettivo contenuto certificatorio, nessuna prova contraria è stata fornita dagli appellanti.

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Alla documentazione prodotta dalla difesa, infatti, sono state allegate relazioni, peraltro prive di firma leggibile e di data, relative al riconoscimento di debiti fuori bilancio, delle quali si fa menzione anche nelle memorie difensive, ma che comunque deve escludersi possono riferirsi all’attività espletata dal consulente nel periodo in contestazione (24 aprile/24 giugno 1997), in quanto le delibere di riferimento sono emesse tutte nell’anno 1995.
Circa l’obiezione difensiva secondo cui la liquidazione dei compensi era di competenza del responsabile dell’ufficio proponente e che spettava, quindi, a lui e non al sindaco verificare che la prestazione fosse stata eseguita, osserva i collegio che, come risulta agli atti del fascicolo, il mandato di pagamento in favore del rag. Cangemi venne emanato solo dopo che la parcella era stata vistata dal sindaco con in calce di suo pugno l’attestazione che l’attività era stata espletata. La liquidazione del relativo compenso era, quindi, un atto dovuto da parte degli uffici comunali.
Circa la sussistenza dell’elemento psicologico della responsabilità, assumono i difensori che nessuno degli elementi individuati dalla giurisprudenza caratterizzanti il dolo o la colpa grave sono riscontrabili nella condotta del sindaco.
Anche su tale capo della sentenza il Collegio concorda con il giudice di primo grado ritenendo sussistente la colpa grave dell’appellante il quale, nell’esercizio della sua attività di sindaco, che avrebbe dovuto essere improntata, in funzione dei delicatissimi compiti da svolgere, a rigorosi criteri di massima legalità, ha determinato per il comune una spesa al di fuori dei limiti imposti dalla legge senza procedere ad un esame preventivo della sua utilità.
Conclusivamente la sentenza impugnata si appalesa esente dalle censure formulate con l’atto di appello che, pertanto, va respinto.
Le spese seguono la soccombenza
P.Q.M.

la Corte dei conti, Sezione giurisdizionale d’appello per la Regione siciliana, definitivamente pronunciando 
RESPINGE

L’appello proposto, avverso la sentenza in epigrafe.
Condanna l’appellante al pagamento delle spese del secondo grado di giudizio che si liquidano in complessive lire, 626.093 pari ad euro 323,35 (trecentoventitre/35).
Così deciso in Palermo, nella camera di consiglio del 8 ottobre 2002.

L’ESTENSORE	IL PRESIDENTE
(Luciana Savagnone)	(Salvatore Cilia)

Depositata oggi in segreteria nei modi di legge 
Palermo, 31/12/2002

Il Direttore della Cancelleria 
(dott. Nicola Daidone)

Legge finanziaria 2004 – Disposizioni in materia di appalti.

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(Lettera del 27 gennaio 2004 - Prot. n. 2417 - All’Arch. Vito Carriero – Dirigente Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza, all’Arch. Giuseppe Fialà - Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali, al Dott. Massimo Benedetti - Ufficio Affari Legali, Disciplinari e Contenzioso, alla Dott.ssa Francesca Pirrone - Ufficio Affari Legali, Disciplinari e Contenzioso e, p.c.- Ai Dirigenti e al Pro Rettore all’Edilizia - Prof. Romano Del Nord)

Si richiama l’attenzione delle SS.LL. sulle disposizioni modificative della legge 109/94, dettate dalla legge 24 dicembre 2003 n. 350 (legge finanziaria 2004).
Trattasi, in particolare, dell’art. 4 cc.146 e ss., che ridisegnano le garanzie fidejussorie a carico dell’appaltatore ed il loro svincolo progressivo legato all’avanzamento dei lavori.
Giova rilevare a riguardo che mentre la disposizione contenuta nel comma 146°, che modifica la misura della garanzia legandola all’entità del ribasso d’asta, sembra certamente applicabile ai soli contratti aggiudicati dopo la data di entrata in vigore della legge, fissata, com’è noto, al 1° gennaio 2004, alla stregua del principio “tempus regit actum”, quella successiva (c. 147°) è invece applicabile – per espressa statuizione della norma – anche ai contratti in corso alla predetta data del 1° gennaio quand’anche aggiudicati anteriormente.
Particolarmente interessante appare la disposizione che stabilisce lo svincolo automatico, indipendentemente dal benestare del committente, previa esibizione degli stati d’avanzamento lavori in originale o copia autentica e quella che sancisce la nullità di patti contrari o in deroga alla suddetta prescrizione.
La norma in rassegna statuisce altresì, in caso di mancata costituzione della garanzia fidejussoria, la revoca dell’affidamento e la concessione dello stesso al concorrente che segue nella graduatoria.
Si invitano, pertanto, le SS.LL. ad adeguare opportunamente gli atti di gara alle predette disposizioni.
Le SS.LL. sono parimenti invitate a dare opportune indicazioni ai responsabili dei procedimenti e ai direttori dei lavori in ordine agli adempimenti prescritti dal c. 147°, al fine del rilascio agli appaltatori nei termini delle copie conformi degli stati di avanzamento lavori.

Finanziamenti edilizi della Cassa Depositi e Prestiti
(Lettera del 12 febbraio 2004 - Prot. 5801 - Alla Dott.ssa Pirrone Francesca, all’Arch. Giuseppe Fialà, alla Dott.ssa Elena Ciatti, alla Dott.ssa Anna Santovito 
A seguito della riunione del giorno 26 u.s., riesaminate in maniera più analitica le procedure concordate, si ritiene che, al fine di un puntuale controllo amministrativo – contabile dei documenti oggetto di liquidazione, l’iter per la richiesta di finanziamento delle spese inerenti le opere a carico della Cassa Depositi e Prestiti, dovrà essere il seguente:
-	L’Ufficio Tecnico inoltra all’Ufficio Gestione delle Risorse Finanziarie la documentazione (contratto, fattura ecc.) corredata dal modello di liquidazione debitamente sottoscritto dal Dirigente;
-	L’Ufficio Finanziario, effettuati i controlli di propria competenza, trasmette all’Ufficio Contratti copia delle liquidazioni per la predisposizione della modulistica e per l’inoltro della richiesta di finanziamento alla Cassa. Eventuali controlli potranno essere effettuati sulla documentazione originale depositata presso l’Ufficio Finanziario.
Al momento dell’accreditamento dei fondi, l’Ufficio Finanziario provvede al relativo pagamento.
Nei casi in cui la determinazione dell’esatto ammontare della spesa sia subordinato all’effettivo pagamento (compensi a favore di persona fisiche), l’Ufficio Finanziario procederà alla liquidazione dei compensi in via anticipata, con successiva richiesta di rimborso alla Cassa, a cura dell’Ufficio Contratti. Analogamente si procederà nei casi di urgenza, quali le spese di pubblicazione dei bandi di gara.

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Conferimenti di incarichi e innovazioni organizzative

Sistema economico-patrimoniale
(Lettera del 14 novembre 2003 - Prot. n. 6314 - Al Dott. Simone Migliarini, alla Dott.ssa Donatella D’Alberto – e, p.c., all’arch. Giuseppe Fialà, alla Dott.ssa Anna Santovito e ai Dirigenti di Polo)
Com’è noto, dal 1° gennaio 2000, con l’adozione della procedura di contabilità integrata di Ateneo, è stato avviato un processo finalizzato alla realizzazione di un sistema economico-patrimoniale, parallelo a quello finanziario.
Le difficoltà di gestione connesse alla situazione finanziaria di tutti gli Atenei italiani rendono ormai improcrastinabile il raggiungimento di tale obiettivo; ciò allo scopo di fornire agli organi di governo dell’Università un valido supporto per una puntuale valutazione del contesto generale e la conseguente adozione degli interventi correttivi più opportuni.
Poiché è stato già realizzato, quale prima fase del processo, l’allineamento delle strutture contabili di partita doppia con i movimenti finanziari, nonché la gestione degli inventari, si rende ora necessaria ed urgente l’implementazione della gestione degli immobili e delle operazioni di rettifica.
Si conferisce pertanto alla SS.LL. l’incarico di procedere al completamento del processo già avviato, avvalendosi di appositi gruppi di lavoro per ciascuna delle problematiche da affrontare, gruppi da costituirsi con personale operante nell’ambito degli uffici interessati. L’individuazione di tale personale dovrà in ogni caso essere concordata con i Responsabili degli uffici stessi, dandone comunicazione a questa Direzione Amministrativa.
Non si ritiene superfluo segnalare l’urgenza della definizione del procedimento in discorso, per cui si confida nella fattiva collaborazione delle SS.LL.

Trasmissione decreto n. 375 dell’11 novembre 2003 – Referenti sito web
(Lettera del 14 novembre 2003- Prot. n. 7489 - Ai Dirigenti e, p.c. ai Presidi di Facoltà, ai Direttori delle U.A.D.R., ai Direttori dei Centri, ai Responsabili degli Uffici dell’Amministrazione Centrale)
Al fine di migliorare il coordinamento dei processi di informazione è stata costituita una struttura integrata che riunisce le redazioni del sito web e dei periodici interni dell’Ateneo. La struttura farà capo all’Ufficio Stampa e permetterà di creare un supporto e un presidio in un settore in sempre più forte espansione quale quello dell'uso integrato della rete.
Vista la crescente importanza che sta assumendo la diffusione di notizie on line e il massiccio utilizzo da parte di tutti gli uffici e i servizi dell’Ateneo della rete internet, si rende sempre più necessario che tutte le strutture collaborino a creare una forte sinergia tra loro e si adoperino per attivare un proficuo collegamento con questi nuovi uffici.
Si pregano perciò le SS.LL di voler individuare i referenti di ogni area per la trasmissione dei contenuti da pubblicare sul sito web dell’Ateneo.
Verrà successivamente costituito un gruppo di lavoro, nel quale saranno rappresentate le aree organizzative dell’Ateneo.
Principale compito del gruppo sarà quello di monitorare l'ottimizzazione e l'efficacia di questo scambio di informazioni.

Progetto Good Practice 2003-2004 e progetto “Qualità”
(Lettera del 3 dicembre 2003 - Prot. 8270 - A tutti i Dirigenti, ai Dirigenti dei Poli, ai Responsabili degli Uffici dell’Area Risorse Umane e, p.c. al Prof. Mario Tucci, all’Ing. Mario Rapaccini - Dipartimento di Energetica “Sergio Stecco”, e, p.c., Dott.ssa Donatella D’Alberto)
Il nostro Ateneo ha aderito per il secondo anno al progetto Good Practice.

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Al fine di garantire che il progetto raggiunga le finalità che si prefigge nel migliore dei modi, sono a chiedervi il massimo sostegno e la massima collaborazione al progetto stesso.

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Come primo passo è necessario che indichiate entro il 12 dicembre uno o più referenti, con cui l’"Ufficio Servizi Statistici e Controllo di Gestione” - che ha in carico il progetto - possa relazionarsi al momento opportuno facendolo partecipare attivamente al progetto.
Inoltre, Vi chiedo la massima disponibilità anche nei confronti dell’Ing. Cellesi che nell’ambito del “Progetto Qualità” –intimamente legato al “Progetto good practice- sta avviando un’analisi di alcuni settori amministrativi con l’obiettivo di mapparne i processi.

Manutenzione ordinaria dell’Unità Amministrativa Centrale 
(Lettera del 4 febbraio 2004 - Prot. n. 4389-IX/23 - all’Arch. Vito Carriero - Dirigente Responsabile Divisione Ambiente e Sicurezza, e, .p.c., all’Ing. Riccardo Falcioni - Dirigente Polo Centro Storico 1)
Si informa, che a far data dalla presente, la S.V. è incaricata della gestione della manutenzione ordinaria dei locali assegnati all’Unità Amministrativa Centrale

Regolamenti e Ordinamenti
Revisione Regolamenti di Ateneo 
(Lettera del 17 dicembre 2003 - Prot. n. 8670- Ai Dirigenti) 
Questa Direzione Amministrativa intende procedere ad una rivisitazione dei regolamenti vigenti al fine di renderli aderenti alla legistica attualmente utilizzata.
A tale scopo si invitano le SS.LL. a voler trasmettere con cortese urgenza e non oltre il 15/01/04 l’elenco dei regolamenti di pertinenza con l’indicazione degli estremi di approvazione ed emanazione, inviando a questa Direzione copia cartacea.

Costituzione nuovi uffici
Ufficio Dirigenziale di Coordinamento dei Poli Scientifico e Tecnologico di Careggi, Scientifico di Sesto Fiorentino e Centro Storico 2
(Lettera del 30 dicembre 2003 - Prot. n. 8865 - Ai Dirigenti, alle UADR, ai Responsabili degli Uffici e Servizi)
Si informa, per opportuna conoscenza e norma, che con Decreto Rettorale n. 971 del 22 dicembre 2003 è stato costituito l’Ufficio Dirigenziale di Coordinamento dei Poli Scientifico e Tecnologico di Careggi, Scientifico di Sesto Fiorentino e Centro Storico 2 (Agraria).
Con successivo Decreto del Direttore Amministrativo n. 475 del 23 dicembre 2003, è stato affidato l’incarico di Dirigente del sopra citato Ufficio, con contratto firmato in data 30 dicembre 2003, al Dott. Giovanni Pisaturo, per un periodo di due anni a partire dal 7 gennaio 2004.

Ufficio di Staff alla Direzione Amministrativa
(Lettera del 30 dicembre 2003 - Prot. n. 8870 - Ai Dirigenti, alle UADR, ai Responsabili degli Uffici e Servizi)
Si informa, per opportuna conoscenza e norma, che con Decreto del Direttore Amministrativo n. 499 del 30 dicembre 2003 è stata affidata al Dott. Simone Migliarini, con decorrenza 7 gennaio 2004, la funzione di Dirigente dell’Ufficio di Staff alla Direzione Amministrativa con il compito di operare da interfaccia tra gli Uffici dell’Amministrazione Centrale ed i Poli
Allo stesso è affidata ad interim la funzione di Dirigente dei Servizi alla Ricerca e al Trasferimento dell’Innovazione, sempre con decorrenza 7 gennaio 2004.

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Sicurezza degli edifici dell’Ateneo

Polo delle Scienze Sociali- Comunicazioni in materia di “sicurezza”
(Lettera del 3 novembre 2003 - Prot. n. 7044 - Al Preside della Facoltà di Economia - Prof. G. Nigro, al Preside della Facoltà di Giurisprudenza - Prof. A. Corpaci, al Preside della Facoltà di Scienze Politiche - Prof. S. Rogari, al Dirigente del Polo Socio Economico Novoli - Dott.ssa S. Garibotti, al Responsabile del Procedimento - Arch. G. Lachina, al Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali - Arch. G. Fialà, al Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione - Arch. V. Carriero)
Com’è noto alcuni fruitori delle nuove strutture del Complesso di Novoli hanno ipotizzato la possibilità di “utilizzare” i corridoi degli edifici in questione, per posizionare armadi.
A riguardo, si comunica che l’ipotizzata sistemazione risulta vietata dalle vigenti disposizioni in materia di sicurezza.
Con l’occasione si fa presente che i singoli Responsabili delle Strutture, in quanto Dirigenti ex D.Lgs.626, alla stregua dell’art.5 - comma 1 - del Regolamento di Ateneo per la Sicurezza e la Salute dei Lavoratori, sono responsabili della mancata osservanza del suddetto divieto.
Si segnala inoltre la necessità di evitare, nel modo più assoluto la contemporanea presenza di “utenti” negli ambienti del Complesso dove vi siano ancora in corso “lavorazioni di opere” che possano arrecare “pericolo alle persone”.

Complesso Novoli: Valutazione dei rischi e formazione lavoratori 
(Lettera del 19 Dicembre 2003 - Prot. n. 8730 - All’Arch. Vito Carriero – Dirigente Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza, all’Arch. Giuseppe Fialà - Dirigente Divisione Servizi Patrimoniali, al Prof. Paolo Citti – Dipartimento di Meccanica e Tecnologie Industriali)
Si comunica, a conferma delle decisioni più volte assunte e concordate in ordine all’argomento in oggetto, che l’attività di valutazione dei rischi degli edifici del complesso dovrà essere svolta come nel seguito indicato e nel rispetto delle competenze qui sancite:
-	Edifici D4 D5 e D6: Gruppo Arch. V. Carriero
-	Edifici D1 D10 D14 D15: Gruppo Prof. P. Citti
Con l’occasione si conferma altresì che la formazione dei lavoratori afferenti al complesso di Novoli sarà effettuata a cura del Gruppo Arch. V. Carriero, che dovrà – per le competenze più particolari che non sono presenti nel Servizio afferente allo stesso Arch. Carriero - coinvolgere nell’attività di formazione stessa i componenti del Gruppo Citti, concordandone con Questi sia il programma che i contenuti. Sembra utile richiamare l’attenzione dei destinatari della presente nota che la D.I.A. (ex art.48) dovrà essere presentata al competente Servizio della ASL entro il 10 di gennaio p.v.; tale adempimento sarà curato direttamente dal Gruppo Citti cui tutti i componenti del Gruppo Carriero e quelli afferenti al Servizio diretto dall’Arch. G. Fialà dovranno fornire le varie documentazioni (disegni del costruito, permessi, autorizzazioni preventive, collaudi, ecc.) richieste per il completamento della domanda di cui sopra.
L’Arch. Fialà dovrà al pari collaborare attivamente, sia in prima persona che con l’apporto dei tecnici afferenti al proprio Servizio, affinché possa provvedersi ai vari adempimenti entro i termini più volte concordati anche in presenza del Dott. Carnevale responsabile della ASL.
Si raccomanda il rispetto degli impegni più volte assunti dalle SS.LL., ma soprattutto il rispetto dei termini programmati.
Si confida nella consueta collaborazione e si resta a disposizione per qualsivoglia ulteriore indicazione che dovesse essere ritenuta necessaria e/o opportuna.

D.Lgs. 626/94 – Attività integrative al sistema sicurezza di Ateneo 

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(Lettera del 8 gennaio 2004 - Prot. n. 166 – IX/3- Ai Responsabili delle UADR, e p.c. al Prof. Paolo Citti, Dipartimento Di Meccanica e Tecnologie Industriali e al Direttore del Dipartimento di Meccanica e Tecnologie Industriali)
Questa Università ha stipulato, in data 24 luglio 2003, una Convenzione con il Dipartimento di Meccanica e Tecnologie Industriali inerente le attività necessarie ad adempiere alle norme del D.Lgs. 626/94 affidando ad un gruppo di lavoro, coordinato dal Prof. Paolo Citti, l’incarico di svolgere un’attività di integrazione e di supporto al Servizio di Prevenzione e Protezione dell’Ateneo, con l’obiettivo di dare una più celere attuazione al programma di sviluppo del Sistema Integrato di gestione della sicurezza.
A tale fine alcuni dipendenti e/o incaricati del Dipartimento dovranno accedere ai locali delle strutture universitarie per svolgere le relative attività di monitoraggio e di valutazione dei rischi.
Si pregano i Responsabili delle UADR di consentire l’accesso alle persone incaricate accreditate dal Prof. Paolo Citti.

Sicurezza e igiene dei luoghi di lavoro (nuovi locali acquisiti in uso e installazione di nuove attrezzature)
(Lettera del 2 febbraio 2004- Prot. n. 4103 IX-3 - Ai Presidi, ai Responsabili delle U.A.D.R, ai Dirigenti e, p.c., all’Arch. Vito Carriero - Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione, agli Addetti al Servizio Prevenzione e Protezione, al Prof. Paolo Citti - Responsabile scientifico della convenzione Università/D.M.T.I. per le attività connesse al D.Lgs.626/94)
Com’è noto, l’Amministrazione universitaria da tempo sta producendo un notevole sforzo per conseguire un sistema di sicurezza integrato che sia, da un lato, allineato ai dettami normativi, peraltro molto cogenti e sanzionati penalmente e, dall’altro, per garantire la sicurezza e la salute dei lavoratori nei luoghi di lavoro. Alla stregua della norma principale (D.Lgs. 626/94 e seguenti), sono considerati lavoratori i docenti, i ricercatori, gli amministrativi e tecnici e gli studenti.
Parallelamente a questa attività, alla quale partecipano le strutture interne della Divisione Servizi Tecnici, Ambiente e Sicurezza ed i Tecnici del Dipartimento di Meccanica e Tecnologie Industriali, si sta procedendo alla elaborazione di note informative, con indicazioni comportamentali, nonché di regolamentazioni interne che stabiliscano la disciplina in materia di sicurezza cui sono soggetti tutti i vari protagonisti del sistema universitario.
Tali regolamentazioni, una volta prodotte ed emanate, saranno oggetto di apposita notifica affinché le SS.LL. possano adeguarvisi.
Nel frattempo, si ritiene utile anticipare talune raccomandazioni che riguardano particolari situazioni (presa in uso di plessi e/o di edifici e/o laboratori) allo scopo di evitare sanzioni per il mancato rispetto delle norme ed anche per dover affrontare spese non programmate necessarie per adeguamenti successivi che si rendono obbligatori.
Nel frattempo, si ritiene utile anticipare talune raccomandazioni che riguardano particolari situazioni (presa in uso di plessi e/o di edifici e/o laboratori) allo scopo di evitare sanzioni per il mancato rispetto delle norme ed anche per dover affrontare spese non programmate necessarie per adeguamenti successivi che si rendono obbligatori.
Sembra necessario, prima facie, evidenziare che la valutazione della sussistenza dei requisiti di sicurezza e di igiene dei luoghi di lavoro, in particolare dei plessi edilizi che verranno successivamente in uso (quelli già in uso sono oggetto di verifica in itinere) a qualsiasi titolo, deve essere effettuata, a cura degli addetti al Servizio di Sicurezza, prima della conclusione dell’atto di presa in consegna.
Ciò per l’ineludibile necessità di ottemperare alle cogenti norme in materia di sicurezza e di rispettare numerosi e vincolanti adempimenti a cui sono soggetti gli ambienti di lavoro ed in particolare i luoghi destinati alla permanenza di docenti, tecnici, amministrativi e studenti.

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La presente raccomandazione scaturisce anche dalla considerazione che l’Ateneo sovente è costretto a sostenere oneri rilevanti sia per il successivo adeguamento delle strutture acquisite sotto qualsiasi forma, sia per il conseguente impiego non programmato di risorse umane specializzate addette al servizio di Prevenzione e Protezione, già di limitatissima entità.

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Per questo motivo deve essere preliminarmente verificata la sussistenza della documentazione necessaria all’uso di immobili acquisiti, quale quella relativa al documento per la valutazione dei rischi ai sensi dell’art. 4 del D.Lgs. 626/94 e successive modifiche, nonché le comunicazioni obbligatorie di inizio attività quali l’art. 48 del D.P.R. 303/56, nonché della verifica della sicurezza antincendio.
Pertanto, per l’avvenire, qualunque acquisizione di locali anche in sede decentrata, destinati alla permanenza continua di personale docente e tecnico-amministrativo, nonché di studenti, deve essere preventivamente valutata, ai fini della sicurezza, da parte del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e della Struttura ad hoc istituita dagli OO.GG. a seguito dell’incarico conferito al Dipartimento di Meccanica e Tecnologie Industriali.
Risulta parimente necessaria la preventiva informazione alle precitate strutture di tutte quelle attività che comportano l’implementazione di nuovi impianti ovvero la modifica di quelli esistenti, nonché l’installazione di nuove attrezzature di carattere scientifico, che possano influenzare il sistema della sicurezza ambientale.
Si confida nella collaborazione delle SS.LL. al fine di evitare qualsivoglia responsabilità, la cui imputazione, in caso della mancata osservanza delle vigenti norme in materia di sicurezza, non potrà che essere addebitata all’inadempiente.

Risorse Umane

Conferimento di incarichi interni 
(Lettera del 26 novembre 2003- Prot n. 9301 - Ai Dirigenti e ai Responsabili delle UADR)
Si informa che sovente pervengono, al competente Ufficio, richieste di dipendenti, corredate dal vostro nulla-osta, per ottenere l’autorizzazione ad espletare gli incarichi di cui all’oggetto.
Al riguardo si fa rilevare che la facoltà di utilizzare tali risorse mira ad avvalersi e valorizzare, nell’interesse dell’Università, particolari competenze professionali dei dipendenti universitari attribuendo loro specifici incarichi. Tale possibilità è tuttavia subordinata all’emanazione di un apposito regolamento attuativo, la cui formulazione è in fase di elaborazione.
Si confida nella Vostra collaborazione onde evitare l’inoltro di tali istanze che in questo momento non possono trovare accoglimento.

Affidamenti incarichi retribuiti 
(Lettera del 23 gennaio 2004- Prot. n. 2479- Ai Presidi di Facoltà)
Sovente l’Amministrazione è chiamata ad autorizzare, esprimere pareri, procedere a pagamenti per incarichi di insegnamento conferiti a personale di altre Università.
Al riguardo si ricorda che il Regolamento sulla disciplina dei professori a contratto vieta espressamente il conferimento di detti incarichi ai dipendenti delle università italiane.
Si richiama l’attenzione sul fatto che, qualora si contravvenisse a quanto disposto dal Regolamento citato, la responsabilità del pagamento degli eventuali compensi, atteso che l’incarico una volta conferito e svolto deve necessariamente essere retribuito, ricade in capo al soggetto che ha stipulato il contratto o affidato l’incarico.

Collaborazioni coordinate e continuative –Assicurazione INAIL 
(Lettera del 23 gennaio 2004- Prot. n. 2609 – VII/73- Alla Sig.ra Graziella Bertelli, ai Dirigenti, ai Responsabili degli Uffici)

Si informa che la gestione INAIL relativa agli incarichi di collaborazioni coordinate e continuative conferiti a carico del Bilancio di Ateneo è affidata all’Ufficio Carriere e Amministrazione del personale tecnico e amministrativo.

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N E W S L E T T E R Unifi

Considerato che gli incarichi devono essere denunciati all’INAIL cinque giorni prima dell’inizio dell’attività del collaboratore, si raccomanda la tempestiva trasmissione all’Ufficio di copia dei relativi provvedimenti.

Ferie dei Dirigenti 
(Lettera del 17 gennaio 2003- Prot. n. 511 - Ai Dirigenti)
Com’è noto, la fruizione delle ferie annuali è un diritto irrinunciabile che l’Amministrazione non vuole, né può monetizzare.
A tale proposito, Vi ricordo che costituisce specifica responsabilità del dirigente programmare ed organizzare, d’intesa con questa Direzione Amministrativa, le proprie ferie correlandone il godimento agli obiettivi e ai programmi da realizzare.
Il godimento delle ferie può essere posticipato, per esigenze di servizio assolutamente indifferibili, all’anno successivo a quello di maturazione, tenendo presente che, per specifica disposizione contrattuale, non è consentito utilizzare le ferie maturate nell’anno precedente oltre il 31 dicembre dell’anno seguente.
Si avverte, altresì, che non si procederà al pagamento sostitutivo delle ferie non usufruite alla data di cessazione dal servizio, per cui è necessario che la programmazione delle ferie tenga conto anche di una tale eventualità. E’ pertanto nell’interesse di tutti che Vi chiedo di osservare la presente disposizione

Presenza in servizio del personale dirigente 
(Lettera del 28 febbraio 2003- Prot. n. 1548 - Ai Dirigenti)
Si rammenta che la vigente normativa (D.leg.vo 29/1993 e successive modificazioni ed integrazioni ed art.16 del C.C.N.L.) attribuisce ai dirigenti il potere di gestione del personale e di organizzazione del lavoro e degli uffici; potere che risulta intimamente connesso alla responsabilità di risultato.

In base a tali disposizioni il dirigente pubblico non è soggetto al rispetto di un orario d’obbligo ma è, di contro, obbligato ad organizzare il proprio tempo di lavoro secondo le esigenze della struttura cui è preposto.
Risulta pertanto senz’altro superato per i dirigenti il principio del rispetto di un debito orario prefissato pur senza poter ritenere, in alcun modo, legittima l’esclusione per il dirigente dell’obbligo di presenza giornaliera in servizio, salvo il disposto del comma 2 del precitato art.16.
Da ciò deriva la distinzione tra il rispetto formale di un orario di lavoro predeterminato e la presenza in servizio che il dirigente deve comunque garantire in relazione alle esigenze dell’Ufficio di cui è attributario.
I dirigenti, per quanto dianzi affermato, non sono tenuti a registrare la propria presenza giornaliera in servizio secondo il sistema automatizzato in uso presso l’Università, bensì a trasmettere mensilmente all’Ufficio Personale Tecnico e Amministrativo un’autodichiarazione, resa nei modi di legge, sulla propria presenza in servizio.

Godimento delle ferie.
(Lettera del 16/02/2004 - Prot. n. 6381 pos VII/11 - Ai Dirigenti, ai Responsabili delle Unità Amministrative, ai Responsabili degli Uffici)
Si ritiene opportuno, se pur superfluo, richiamare l’attenzione delle SS.LL. sulla inderogabile necessità di consentire la fruizione da parte del personale dipendente delle ferie annuali secondo le regole più volte segnalate. Si ricorda a tal proposito che il diritto alle ferie costituisce un diritto irrinunciabile che non può in nessun modo essere convertito in moneta (l’ordinamento ricusa la monetizzazione delle ferie).

Qualora dovessero sussistere casi del tutto unici ed eccezionali, giustificati da inderogabili esigenze di servizio, di differimento del periodo di godimento delle ferie, il responsabile della struttura è tenuto a darne contezza nel provvedimento di proroga. In tale provvedimento deve essere anche espressamente specificato il successivo periodo di godimento, avendo cura di programmarle in modo da evitare che, in concomitanza con la cessazione dal servizio, il dipendente risulti ancora debitore delle ferie.

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N E W S L E T T E R Unifi

In più occasioni, infatti, l’Amministrazione è stata costretta, con esborsi a carico del Bilancio universitario, a corrispondere somme di denaro a compensazione delle ferie non godute in concomitanza del collocamento in quiescenza.
Poiché tale comportamento determina una responsabilità patrimoniale, si preavverte che per il futuro l’Amministrazione sarà costretta, suo malgrado, ad adottare provvedimenti di recupero nei confronti dei responsabili ove dovessero verificarsi analoghe situazioni.

Formazione
Coordinamento a livello di polo delle richieste di partecipazione di amministrativi in servizio nelle strutture decentrate ai corsi curati dall’ufficio formazione del personale 
(Lettera del 21 ottobre 2003- Prot. 6741-2R7 - Ai Presidi, ai Direttori di Dipartimento, Ai Direttori di Centro, ai Dirigenti di Polo)
Il nuovo applicativo per la consultazione dei corsi e per le prenotazioni on line http://formazionepersonale.unifi.it - in corso di sperimentazione da metà settembre a dicembre 2003- è stato accolto con favore anche perché facilita molto lo scambio di 
comunicazioni tra responsabili di servizio, persone prenotate ai corsi e Ufficio formazione. 
E’ tuttavia necessario regolare le precedenze di partecipazione nel caso in cui gli interessati risultino in numero superiore rispetto al limite di partecipanti indicato in ciascun corso. 
Uno dei molteplici usi dell’applicativo è del resto anche quello di sondare l’interesse condiviso di dipendenti e responsabili di servizio per alcuni temi proposti. 
Data l’attuale organizzazione dell’Ateneo in Poli, e considerato che i corsi organizzati dall’Ufficio formazione sono per lo più rivolti a personale amministrativo, si è ritenuto opportuno far coordinare a livello di Polo le richieste di partecipazione provenienti da Presidenze, Dipartimenti e Centri afferenti. 
Le domande di partecipazione di personale amministrativo delle strutture decentrate saranno quindi trasmesse dalle UADR ai dirigenti di Polo. 
Questi ultimi faranno da collettori delle richieste autorizzate dai Direttori e inseriranno nel nuovo applicativo http://formazionepersonale.unifi.it/ i nominativi che corrispondano a una partecipazione equilibrata di tutte le professionalità esistenti nelle UADR di afferenza, in base ai criteri sottoelencati:
•	numero massimo di partecipanti previsti per polo
•	necessità di non compromettere lo svolgimento del servizio per assenza del personale 
•	corrispondenza del partecipante alla tipologia di personale prevista dal corso
•	attinenza dell’argomento all’attività realmente svolta dal partecipante
•	possesso di conoscenze base che predispongano a un apprendimento efficace 
•	impegno preciso da parte del partecipante a trasmettere i nuovi contenuti appresi a colleghi che non hanno potuto partecipare all’edizione considerata, con indicazione di una data in cui potrà incontrare a questo scopo i colleghi.

Numero Speciale a cura di Paola Zampi
Hanno partecipato alla redazione di questo numero: 
Alessandra Currini, Paola Scotti Fantoni