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intestazione bollettino
Anno III, n. 9 - settembre 2004 - Registrazione Tribunale di Firenze n. 5223 del 4.12.2002

Decreto del Rettore, 1 settembre 2004, n. 657 (prot. n. 40588)
Regolamento di utilizzo dei servizi di comunicazione.

IL RETTORE

  • VISTO lo Statuto dell’Università di Firenze;
  • VISTO la Direttiva del Ministro dell’Innovazione Tecnologica del 27 novembre 2003 per l’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni;
  • VISTO il testo del regolamento redatto dalla Commissione Istruttoria nominata dal Senato Accademico nella seduta del 14 gennaio 2004 ed integrata dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 30 gennaio 2004;
  • VISTO il parere del Comitato Consultivo Tecnico Amministrativo del 28 maggio 2004;
  • VISTA la delibera del Senato Accademico del 9 giugno 2004;
  • VISTA la delibera del Consiglio di Amministrazione del 15 giugno 2004;
  • VISTO il testo del “Regolamento di utilizzo dei servizi di comunicazione” come approvato da tali organi;

DECRETA

di emanare il Regolamento di utilizzo dei servizi di comunicazione, come sotto riportato:

Art. 1 – Campo di applicazione
Art. 2 – Definizioni
Art. 3 – Norme generali
Art. 4 – Mailing List di Ateneo
Art. 5 – Mailing List di tutto il personale
Art. 6 – Mailing List istituzionali di Ateneo
Art. 7 – Mailing List a richiesta
Art. 8 – Norme finali
Art. 9 – Entrata in vigore

Allegati1:

All. 1 - Norme specifiche di comportamento (rtf - pdf)
Per tutti i servizi di comunicazione interpersonale (“Posta Elettronica”, “Mailing List”, “News”)
Per tutti i servizi di comunicazione da uno a molti (“Mailing List”, “News”)
Per il solo servizio di “Mailing List”
Per il solo servizio di “News”
All. 2 - Comunicazione interna all’Ateneo (rtf - pdf)
Mailing List di tutto il personale di Ateneo
Mailing List di tutto il personale: suddivisione in base all’area di ricerca
Mailing List di tutto il personale: suddivisione in base ai poli
Descrizione delle Mailing List di tutto il personale di Ateneo
All. 3 - Comunicazione interna all’Ateneo (rtf - pdf)
Mailing list istituzionali
Descrizione delle Mailing List istituzionali
Organizzazione delle Mailing List istituzionali

Regolamento di utilizzo dei servizi di comunicazione

Art. 1
Campo di applicazione

Il presente regolamento disciplina le modalità e i termini di utilizzazione dei servizi di comunicazione interpersonale su Internet nell’Università degli Studi di Firenze.

Art. 2
Definizioni

Ai fini del seguente regolamento, si definiscono quali:

  • Servizi di comunicazione interpersonale: i servizi di “Posta Elettronica”, di “Mailing List”, e di “News”;
  • CSIAF: Centro Servizi Informatici dell’Ateneo Fiorentino;
  • Spamming: i messaggi non desiderati, inviati ad una massa di destinatari. Possono essere identificati con:
    • UCE (Unsolicited Commercial Email): messaggi commerciali non sollecitati
    • UBE (Unsolicited Bulk Email): messaggi di massa non sollecitati;
  • Figure istituzionali: il Rettore, i Prorettori, il Direttore Amministrativo, i Dirigenti, i Responsabili delle strutture previste dallo Statuto dell’Ateneo, i Responsabili degli uffici dell’Amministrazione centrale, i Segretari Amministrativi;
  • Indirizzi di funzione: gli indirizzi di posta elettronica attribuiti alle figure istituzionali;
  • Mailing List di Ateneo: liste di distribuzione della posta elettronica costituite nell’ambito dell’Ateneo per le comunicazioni attinenti alle attività istituzionali dell’Ateneo.

Art. 3
Norme generali

Il mittente delle comunicazioni inviate tramite i servizi di comunicazione interpersonale deve essere sempre riconoscibile.

Il mittente è responsabile civilmente e penalmente delle comunicazioni inviate tramite i servizi di comunicazione interpersonale.

Le comunicazioni via rete, salvo quanto previsto all’art. 14 del testo unico approvato con DPR 28 dicembre 2000, n. 445, e quanto previsto al successivo comma, non sostituiscono le comunicazioni formali su supporto cartaceo.

Le comunicazioni via rete potranno essere utilizzate per richiedere o concedere ferie e permessi, convocare riunioni, inviare comunicazioni di servizio anche dirette al singolo dipendente, diffondere circolari. La posta elettronica potrà anche essere utilizzata per la trasmissione della copia di documenti redatti su supporto cartaceo (copia immagine).

A tutto il personale a tempo indeterminato e determinato, docente e tecnico amministrativo, dell’Ateneo viene attribuita una casella di posta nella forma nome.cognome@unifi.it.

L’attribuzione, anche temporanea, di una casella di posta ad altri soggetti che operano all’interno delle strutture dell’Ateneo potrà essere autorizzata e richiesta allo CSIAF dai responsabili delle unità amministrative e degli uffici dirigenziali interessati.

A tutte le figure istituzionali dell’Ateneo viene attribuito un indirizzo di posta standard, che identifica la rispettiva funzione di responsabilità svolta nelle strutture o uffici dirigenziali dell’Ateneo, nella forma: nomefunzione@uadr.unifi.it, dove uadr.unifi.it è il nome del dominio assegnato alla struttura di appartenenza. Negli indirizzi di funzione degli organi di governo il suffisso uadr è omesso.

Le caselle di posta del personale e gli indirizzi di funzione sono attribuiti e gestiti dal Centro Servizi Informatici dell’Ateneo Fiorentino.

L’uso dei servizi di comunicazione interpersonale sono regolati dalle norme di comportamento di cui all’allegato 1 (rtf - pdf).

Viene fatto espresso divieto di:

  • utilizzare per le comunicazioni inerenti le attività istituzionali caselle di posta diverse da quelle del dominio unifi.it;
  • inviare lettere a catena ovvero messaggi ripetuti;
  • diffondere notizie non veritiere e non verificate;
  • inondare di messaggi indesiderati (spamming);
  • non rispettare le normative sulla proprietà intellettuale;
  • diffondere consapevolmente virus.

In ottemperanza con quanto stabilito dalla Direttiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 12 luglio 2002 relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche, l’utilizzo dei servizi di comunicazione interpersonale su Internet deve inoltre evitare la diffusione di messaggi di tipo UCE e UBE. Eventuali deroghe devono essere preventivamente autorizzate dal Comitato di Gestione dello CSIAF.

Ogni uso illecito o non conforme determinerà la sospensione o l’inibizione della possibilità di spedizione di messaggi, fatta salva ogni eventuale responsabilità civile e penale. Il provvedimento di sospensione o inibizione viene adottato dal Rettore con contestuale comunicazione all’interessato.

In casi di urgenza, in cui l’uso illecito o non conforme pregiudichi l’utilizzo dei servizi o sia suffragato da gravi indizi, il provvedimento di sospensione o inibizione viene adottato, in via cautelare, dal Dirigente dell’Area dei Servizi Informatici e dovrà essere ratificato, pena la decadenza, entro i successivi 60 giorni naturali e consecutivi dalla data di emissione dal Rettore.

Art. 4
Mailing List di Ateneo

Sono istituite le seguenti Mailing List di Ateneo:

  1. Mailing List di tutto il personale;
  2. Mailing List istituzionali;

al fine di rendere più immediata la comunicazione interna.

L’utilizzo dei servizi di Mailing List di Ateneo deve essere conforme alle norme di utilizzo generali di tutti i servizi di comunicazione interpersonale di cui al precedente art. 3 ed alle norme specifiche di cui ai successivi artt. 5 e 6.

Le Mailing List di Ateneo sono create e gestite dal Centro Servizi Informatici dell’Ateneo Fiorentino.

Art. 5
Mailing List di tutto il personale

Sono costituite le mailing list di tutto il personale a tempo indeterminato e determinato dell’Ateneo, suddivise in base alla categoria, all’area di ricerca e al polo di appartenenza (Allegato 2: rtf - pdf).

Il personale dell’Ateneo cui è stata attribuita una casella di posta, secondo quanto previsto al precedente art. 3, viene automaticamente iscritto alle mailing list del personale.

Le mailing list, utilizzabili in modo globale o in base alle suddivisioni predisposte, sono adibite alla diffusione d’informazioni di interesse generale e a comunicazioni di servizio rivolte al personale.

Hanno diritto di utilizzare le mailing list del personale:

  • il Rettore;
  • i Prorettori;
  • il Direttore Amministrativo;
  • i Dirigenti.

Il Rettore potrà estendere l’utilizzo alle organizzazioni sindacali rappresentate nell’Ateneo e ad altri soggetti interni all’Ateneo, compresi i membri degli organi di Governo dell’Ateneo, che ne facciano espressa richiesta.

Ciascun soggetto autorizzato può inviare comunicazioni limitatamente al gruppo di destinatari ed agli argomenti di competenza.

Vengono inoltre costituite le seguenti mailing list del personale a cancellazione libera, utilizzabili esclusivamente da indirizzi appartenenti al dominio unifi.it, per permettere l’invio di comunicazioni di interesse generale:

  • eventi-unifi-l: per le notizie riguardanti congressi, convegni, conferenze, seminari ecc. organizzati dall’Ateneo o al suo interno;
  • info-univ-l: per le notizie sindacali e politiche riguardanti il mondo universitario a livello nazionale.

Per ogni uso illecito o non conforme il Rettore provvederà alla revoca dell’autorizzazione all’utilizzo.

Art. 6
Mailing List istituzionali di Ateneo

Sono costituite, tramite l’indirizzo di funzione, le mailing list delle figure istituzionali, suddivise per funzioni omogenee (Allegato 3: rtf - pdf).

Le mailing list istituzionali, utilizzabili in modo globale o in base alle suddivisioni predisposte, sono adibite alla diffusione d’informazioni e di comunicazioni di servizio rivolte alle strutture e alle figure istituzionali con funzioni omogenee. Possono essere utilizzate per inviare comunicazioni limitatamente agli argomenti di propria competenza individuando sempre il gruppo di destinatari interessato.

Le mailing list istituzionali sono utilizzabili esclusivamente da indirizzi di posta appartenenti al dominio unifi.it.

Per ogni uso illecito o non conforme il Rettore provvederà alla revoca dell’autorizzazione all’utilizzo.

Art. 7
Mailing list a richiesta

I responsabili delle strutture organizzative dell’Ateneo potranno chiedere allo CSIAF, con istanza motivata, la costituzione di mailing list a supporto delle proprie attività istituzionali o finalizzate a soddisfare esigenze specifiche.

La responsabilità dell’uso delle predette mailing list è imputabile esclusivamente al richiedente, che ne resterà responsabile fino alla data di chiusura delle stesse.

Per ogni uso illecito o non conforme il Rettore provvederà alla revoca dell’autorizzazione all’utilizzo.

Art. 8
Norme finali

Le unità amministrative che detengono server di posta elettronica diversi da quello dello CSIAF devono assicurare adeguati livelli di sicurezza, rispettando i livelli minimi e gli standard definiti dallo stesso CSIAF. La responsabilità della gestione dei predetti server è del responsabile dell’unità amministrativa, il quale dovrà in ogni caso attenersi alle norme del presente regolamento e dare notifica del server e delle misure di sicurezza adottate allo CSIAF.

I responsabili dei server di posta esistenti alla data di entrata in vigore del presente regolamento potranno chiedere allo CSIAF il reindirizzamento degli indirizzi di posta di Ateneo, di cui all’art. 3, alle caselle di posta residenti sul server locale.

Gli allegati sono parte integrante del presente Regolamento.

Gli allegati possono essere modificati per mutate esigenze tecniche dal Comitato di Gestione dello CSIAF. Delle modifiche dovrà essere data adeguata pubblicità anche attraverso il sito web di Ateneo.

Art. 9
Entrata in vigore

Il presente Regolamento sarà emanato con Decreto del Rettore ed entrerà in vigore nei successivi 15 giorni dalla data della sua emanazione.

Firenze, 1 settembre 2004

IL RETTORE
Prof. Augusto Marinelli

1 Gli allegati sono stati modificati con delibera della Giunta del Centro dei Servizi Informatici e Informativi dell'Ateneo Fiorentino (C.S.I.A.F.) del 15 gennaio 2013.

Precedenti modifiche:


 

Inserito il 15/09/2004

 

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