Faq per studenti in mobilità - Emergenza Coronavirus - valide fino al 19 giugno 2020

In questa pagina sono raccolte, sotto forma di risposte alle domande più frequenti (FAQ), le informazioni per gli studenti in mobilità. Considerata l’evoluzione nella gestione dell’emergenza provocata dal virus Covid-19 e visti i conseguenti continui aggiornamenti che vengono ricevuti dall’Ateneo, alcune informazioni fornite in queste FAQ potrebbero subire delle variazioni e aggiornamenti.

Il contenuto di queste FAQ si basa sulla comunicazione della Commissione Europea (1/4/2020) e sulla comunicazione dell’Agenzia Nazionale Indire (31 marzo 2020)

Rientro in Italia

Se hai deciso di rientrare in Italia per l’emergenza Covid-19, prima di partire leggi attentamente le disposizioni per chi fa ingresso nel nostro Paese e compila l’autocertificazione obbligatoria che trovi allo stesso indirizzo. Possibili motivazioni di “assoluta urgenza/necessità” da indicare nell'autocertificazione potrebbero essere:

• Chiusura delle residenze universitarie nei Paesi esteri
• Scadenza contratto di affitto nel Paese estero della sede ospitante
• Conclusione del periodo di mobilità previsto/fine della borsa di studio per la mobilità
• Suggerimento al rientro in patria da parte delle università/autorità del Paese estero della sede ospitante
• Mancanza di copertura assicurativa/sanitaria

Per segnalare il tuo rientro alla Regione Toscana devi compilare il modulo. Se sei all’estero e hai bisogno di assistenza, oltre a contattare outgoing.erasmus (AT)unifi.it, puoi  contattare anche, soprattutto per aiuti in traduzione o assistenza per le chiamate agli ospedali o ad assistenti sanitari, ambasciate e consolati, la rete degli studenti ESN. Altre informazioni utili.

Studenti in mobilità - outgoing

1. 1.  Posso continuare il mio periodo di studio/tirocinio/ricerca all’estero a prescindere dall’emergenza Covid-19?

Certo, attenendoti alle indicazioni fornite dall’Università di Firenze, dall’università/ente/azienda ospitante, dai governi nazionali, regionali e locali e dalle autorità sanitarie locali, e seguendo le raccomandazioni che provengono dall’OMS in merito ai comportamenti da tenere nel paese estero della sede ospitante.  Sei tuttavia tenuto/fortemente consigliato a verificare la tua copertura assicurativa sanitaria, specialmente se stai effettuando la mobilità in un paese non comunitario. Ricorda che sei coperto da un’assicurazione stipulata dall’Università di Firenze per infortuni e per responsabilità civile.

1. 2.  Quali sono le opzioni possibili al momento per la gestione della mia mobilità?

Sono possibili le seguenti opzioni:

1. restare nella sede ospitante e continuare a frequentare, eventualmente a distanza, le lezioni fornite dalla sede stessa oppure, in caso di tirocinio, lavorare in  smart working; in caso fossi obbligato a rimanere nella sede ospitante anche dopo la data di fine mobilità indicata nel contratto, a causa dell’impossibilità dimostrata di tornare in Italia o di un ritardo nelle sessioni di esame, ti potrà essere assegnato un contributo per le spese sostenute. Il prolungamento dovrà essere formalmente richiesto all’Unità che gestisce la tua mobilità prima della scadenza del contratto e dalla stessa Unità autorizzato. Per ulteriori informazioni leggere la FAQ A.3;
2. tornare in sede e seguire le lezioni a distanza della sede ospitante o, in caso di tirocinio,  lavorare in smart working, mantenendo il beneficio della borsa, fino alla fine del periodo previsto per la mobilità; previa verifica della congruità delle spese e disponibilità dei fondi, potrai chiedere che ti vengano rimborsate spese di viaggio addizionali che hai sostenuto a causa dell’emergenza. Per ulteriori informazioni leggere la FAQ A.4;
3. tornare in sede e seguire le lezioni a distanza della sede ospitante, mantenendo il beneficio della borsa e seguire simultaneamente lezioni a distanza dell’Ateneo di Firenze. Non sarà possibile tuttavia iniziare un tirocinio durante il periodo di mobilità. Per ulteriori informazioni leggere la FAQ A.4;
4. interrompere la mobilità ed essere reinserito nel tuo piano di studi originale, senza penalizzazione sulla tua carriera accademica a causa dell’interruzione della mobilità, frequentando a distanza le lezioni all’Università di Firenze come tutti i tuoi colleghi; se nonostante l’interruzione continui a dover sostenere alcune spese documentate, quali affitto o elettricità, nel paese estero della sede ospitante, allora potrai ricevere un rimborso spese non superiore all’entità della borsa di studio che avresti percepito; altrimenti potrebbe esserti richiesto di rimborsare la parte della borsa di studio, che copre il periodo tra la data di cessazione della tua esperienza di mobilità e la sua data di fine prevista; previa verifica sulla disponibilità dei fondi, potrai chiedere che ti vengano rimborsate spese di viaggio addizionali che hai sostenuto a causa dell’emergenza;
5. annullare la tua mobilità, se questa non è ancora iniziata; in questo caso puoi richiedere il rimborso delle eventuali spese sostenute che non è stato possibile recuperare (biglietti aerei, affitti, ecc.), secondo le modalità che verranno indicate in seguito. In alcuni casi puoi posticipare la partenza senza una ulteriore selezione, controlla la FAQ B.5.
   
   

1. 3.  Nel caso in cui le lezioni/attività formative in presenza presso l’università/ente/azienda ospitante dovessero essere sospese, devo rientrare in Italia?

No, puoi decidere di attendere la riapertura delle attività. Se l’università/ente/azienda ospitante lo prevede, puoi partecipare alla didattica a distanza o al tirocinio in modalità smart working dal domicilio all’estero. Nel caso di tirocinio richiedi l’approvazione del tuo tutor universitario. In tutti i casi (sia che l’ateneo/ente/azienda ospitante abbia messo in atto didattica a distanza/smart working sia che non l’abbia fatto) la sospensione non sarà ritenuta un’interruzione e la borsa sarà mantenuta. Nel caso di Erasmus+, se la sospensione fosse conteggiata nel periodo minimo di studio (3 mesi) o tirocinio (2 mesi), occorrerebbe prolungare la permanenza all’estero di un periodo pari alla sospensione, vedendosi riconosciuto l’intero periodo dal punto di vista finanziario.

Sei tenuto a verificare la tua copertura assicurativa sanitaria, specialmente se stai effettuando la tua mobilità in un paese non comunitario. Ti ricordiamo che sei coperto da un’assicurazione stipulata dall’Università di Firenze per infortuni e per responsabilità civile. La copertura richiede che tu comunichi le date esatte della estensione richiesta. Per quanto riguarda l’assistenza sanitaria, se prima di partire hai stipulato un'assicurazione privata, leggi attentamente le condizioni della polizza per comprendere la durata della copertura ed eventualmente mettiti in contatto con la società di assicurazione con cui hai stipulato il contratto per avere informazioni o richiedere un’estensione della durata temporale; l’eventuale estensione potrà venire rimborsata, previa preventiva autorizzazione dell’Unità che gestisce la tua mobilità.

1. 4. Posso rientrare presso il mio domicilio e concludere l’esperienza all’estero a distanza?

Sì. Gli studenti in mobilità Erasmus o con bandi extra-UE che, a causa dell’emergenza Covid-19, sono rientrati al loro domicilio prima della fine della mobilità potranno proseguirla a distanza, mantenendo la borsa e beneficiando delle attività di smart working, in caso di tirocinio, o di didattica a distanza che l’università/ente/azienda nei Paesi di destinazione della mobilità ha reso disponibili, nel rispetto del piano di studi (Learning Agreement approvato) e come concordato con l’Università di Firenze, per completare l’acquisizione di tutti gli ECTS previsti. Nel caso di tirocinio richiedi l’approvazione del tuo tutor universitario.

Nel caso in cui la sede ospitante non preveda attività a distanza sarai reinserito nel tuo piano di studi originale, senza penalizzazione sulla tua carriera accademica a causa dell’interruzione della mobilità. Gli esami potranno essere sostenuti nella sede ospitante, nel caso in cui l’emergenza sia terminata, oppure a distanza, se possibile.

Nel caso di attività offerte a distanza dall’università/ente/azienda ospitante, puoi riprendere in parallelo anche le attività didattiche presso l’Università di Firenze, erogate al momento a distanza, rispettando il Learning Agreement che avevi stipulato (in altre parole non ti sarà permesso fare esami di insegnamenti che sono stati sostituiti con insegnamenti da sostenere nella sede estera fino alla data prevista di fine della tua mobilità). Eventuali modifiche al Learning Agreement dovranno essere gestite attraverso il modulo “Learning Agreement During” e potranno ovviamente prevedere solo insegnamenti della sede ospitante durante il periodo di mobilità.  Non sarà possibile tuttavia iniziare un tirocinio durante il periodo di mobilità. Ti ricordiamo che sei coperto da un’assicurazione stipulata dall’Università di Firenze per infortuni e per responsabilità civile. La copertura richiede che tu comunichi le date esatte del tuo rientro in Italia.

1. 5. Se rientro presso il mio domicilio e termino la mobilità cosa succede dal punto di vista didattico (in termini di riconoscimento dei crediti)?

Se interrompi definitivamente la tua mobilità, non continuando le attività a distanza, le attività svolte fino al momento del rientro ti verranno riconosciute in carriera sulla base del “Transcript of Records/LA After the mobility/certificato” rilasciato dall’ente ospitante. Sarai reinserito nel tuo piano di studi originale, senza penalizzazione sulla tua carriera accademica a causa dell’interruzione della mobilità. Altrimenti, leggi la FAQ A.4.

1. 6. Se rientro presso il mio domicilio e termino la mobilità cosa succede dal punto di vista finanziario (borsa e rimborso spese)?

Per Erasmus+ studio e tirocinio e per tirocinio extra Europa la borsa è calcolata sui giorni effettivamente svolti, mentre per gli altri programmi farà fede quello che era scritto nel bando. Nel caso in cui tu interrompa la mobilità nella sede ospitante e non continui le attività a distanza, se continui ad avere spese documentate, quali affitto o elettricità, nel paese estero della sede ospitante, allora potrai ricevere un rimborso spese non superiore all’entità della borsa di studio che avresti percepito. Nel caso in cui l’importo iniziale fosse inferiore a quello spettante per il periodo svolto (e preventivamente accordato), riceverai il saldo. Per mobilità interrotte a causa del Covid-19 è riconosciuto il principio di forza maggiore: al di là della borsa, possono essere coperte anche le spese impreviste sostenute per il rientro. Le spese, presentate a piè di lista, devono essere autorizzate dall’Agenzia Nazionale per il programma Erasmus+ e dall’Ateneo per la mobilità extra-UE.

Appena possibile verrà segnalata la modalità con cui richiedere il rimborso. Ti invitiamo a conservare i giustificativi di spesa per i costi di viaggio (biglietteria aerea ecc.), caparre per alloggi o costi di abbonamenti per trasporti, per i quali a seguito delle cancellazioni non sia stato ricevuto alcun rimborso. Il rimborso sarà effettuato con tempistiche comunicate successivamente.

1. 7. Una volta rientrato in Italia e terminata la mobilità posso ripartire per l’università/ente/azienda ospitante quando la situazione sarà più tranquilla?

Nel momento in cui fosse stata interrotta la tua mobilità nella sede ospitante in fase iniziale e non continui le attività a distanza, hai la possibilità di partire nuovamente, verificata la disponibilità dell’università/ente/azienda ospitante, e compatibilmente alle tempistiche del tuo percorso accademico (ovvero senza ritardare il conseguimento del titolo). Per quanto riguarda il programma Erasmus+ studio e tirocinio in Europa, l’a. a. 2019/2020, che doveva chiudersi con il 30 settembre 2020, verrà prorogato al 31 maggio 2021. Per i programmi finanziati con fondi dell’Università di Firenze, la chiusura è prorogata al 31 dicembre 2020.  Controlla anche la FAQ B.5.

Studenti in attesa di iniziare la mobilità all’estero con bandi dell’Ateneo

2. 1   Posso iniziare il mio periodo di studio/tirocinio/ricerca all’estero ora?

No, sia per le disposizioni del Governo nazionale che su indicazione della Commissione Europea, tutte le mobilità in entrata e in uscita sono sospese a data da definirsi. Ti suggeriamo di riprogrammare la tua mobilità successivamente, verificata la disponibilità dell’università/ente/azienda ospitante. 

2. 2   Posso iniziare il mio periodo di studio/tirocinio/ricerca dall’Italia ora?

Lo sconsigliamo. Anche nel caso in cui l’università/ente/azienda ospitante ti proponesse di iniziare la mobilità da remoto dall’Italia, te lo sconsigliamo. Il rischio è che questa modalità non venga ritenuta ammissibile nell’ambito del programma Erasmus+ se non c’è stato nessun periodo all’estero.

2. 3. Cosa devo fare se il tirocinio che avrei dovuto svolgere all’estero pregiudica il regolare conseguimento del titolo?

Tu e il tuo tutor valuterete di convertirlo in tirocinio in Italia.

2. 4. Come posso fare se ho già sostenuto delle spese per effettuare la mobilità annullata? Per mobilità annullate in ragione di Covid-19 è riconosciuto il principio di forza maggiore: possono essere coperte le spese già sostenute per la mobilità annullata?

I rimborsi delle spese, presentate a piè di lista, devono essere autorizzati dall’Agenzia Nazionale per il programma Erasmus+ e dall’Ateneo il bando extra-UE, nel limite dell’economicità delle spese stesse e della disponibilità delle risorse.

Appena possibile verrà segnalata la modalità con cui richiedere il rimborso. Ti invitiamo a conservare i giustificativi di spesa per i costi di viaggio (biglietti aerei, treni, ecc.), caparre per alloggi o costi di abbonamenti per trasporti, per i quali a seguito delle cancellazioni non sia stato ricevuto alcun rimborso. Il rimborso sarà effettuato con tempistiche comunicate successivamente.  

2. 5. Posso ripartire per l’università/ente/azienda ospitante quando la situazione sarà più tranquilla?

In caso di annullamento della mobilità, hai la possibilità di posticipare la partenza senza una ulteriore selezione, verificata la disponibilità dell’università/ente/azienda ospitante e compatibilmente alle tempistiche del tuo percorso accademico  e alle disposizioni interne volte a garantire trasparenza e equità. Per quanto riguarda il programma Erasmus+ studio e tirocinio in Europa, l’a.a. 2019/2020, che doveva chiudersi con il 30 settembre 2020, verrà prorogato al 31 maggio 2021. Per i programmi finanziati con fondi dell’Università di Firenze, la chiusura è prorogata al 31 dicembre 2020. Nel caso di tirocinio Erasmus+, anche se fossi stato selezionato per uno stage in corso di studio, puoi effettuare la mobilità posticipata post-laurea entro 18 mesi dal conseguimento del titolo. Se posticipi la mobilità, sei invitato a non pianificare viaggio e soggiorno con troppo anticipo e a verificare l’evoluzione della situazione di emergenza nei diversi paesi. 

Casistiche in breve (Studenti outgoing)

Con il termine "interruzione per causa di forza maggiore" si intende una interruzione definitiva della mobilità; l’attività è definitivamente chiusa e non può successivamente riprendere. Con il termine "sospensione" si intende una interruzione temporanea, sospensione della mobilità, che potrà riprendere successivamente e per la quale dovrà essere garantita la durata minima prevista [durata totale meno i giorni di sospensione: maggiore o uguale alla durata minima].

3. 1. Mobilità temporaneamente interrotte (sospese), ma continuate attraverso didattica a distanza in Italia o nel paese di residenza

Data l’eccezionalità della situazione se, a causa dell’emergenza Covid-19, sei rientrato in Italia potrai proseguire a distanza la mobilità, mantenendo la borsa e beneficiando delle attività di smart working, nel caso di tirocinio, o di didattica a distanza che l’università/ente/azienda nei Paesi di destinazione della mobilità ha reso disponibili, nel rispetto del piano di studi (Learning Agreement approvato) e come concordato con l’Università di Firenze, per completare l’acquisizione di tutti gli ECTS previsti. Nel caso in cui la sede ospitante non preveda attività a distanza sarai reinserito nel tuo piano di studi originale, senza penalizzazione sulla tua carriera accademica a causa dell’interruzione della mobilità. Gli esami potranno essere sostenuti nella sede dove eri, in caso di superamento dell’emergenza, o a distanza ove possibile. Parallelamente alle attività offerte a distanza dall’università/ente/azienda ospitante, potrai riprendere le attività didattiche presso l’Università di Firenze, erogate al momento a distanza, rispettando il Learning Agreement stipulato (in altre parole non ti sarà permesso fare esami di insegnamenti che sono stati sostituiti con insegnamenti da sostenere nella sede estera fino alla data prevista di fine della mobilità).  Non ti sarà possibile iniziare un tirocinio in sede durante il periodo di mobilità.

Nota che una mobilità, inizialmente sospesa per futuro completamento può essere trasformata, successivamente, in una mobilità interrotta per causa di forza maggiore ove fosse impossibile il completamento entro la durata del progetto

3. 2. Mobilità interrotte

Se, per “causa di forza maggiore” generata dall’emergenza sanitaria “Covid-19”, hai interrotto la mobilità  in anticipo (con o senza il rispetto della durata minima), causa comprovata da una tua comunicazione e verificata dall’università/ente/azienda ospitante, per quanto riguarda le mobilità Erasmus l’interruzione dovrà essere autorizzata dall’Agenzia Nazionale Erasmus+ Italia. Per bando extra-UE, sarà l’Ufficio che gestisce il bando ad autorizzare l’interruzione, sempre su tua richiesta. In caso di mobilità interrotte, potrai richiedere il rimborso dei costi già sostenuti e che non è stato possibile recuperare tramite compagnie di viaggio, agenzie di viaggio, assicurazioni e/o altri soggetti, anche nel caso in cui la mobilità prosegua in modalità a distanza presso il tuo domicilio, come spiegato nella FAQ A.4. È pertanto necessario conservare biglietti, fatture/scontrini, ricevute e qualsiasi documentazione comprovante sia le spese sostenute dallo studente che il loro mancato rimborso. La procedura per richiedere il riconoscimento della causa di forza maggiore ti sarà comunicata in seguito.

3. 3. Mobilità annullate

Se la mobilità è stata annullata nell’imminenza della partenza per “causa di forza maggiore” generate dall’emergenza sanitaria “Covid-19”, comprovata da una tua comunicazione e verificata dall’università/ente/azienda ospitante, potrai richiedere il rimborso dei costi già sostenuti e che non sia stato possibile recuperare tramite compagnie di viaggio, agenzie di viaggio, assicurazioni e/o altri soggetti. In questo caso sarai reinserito nel tuo- piano di studi originale, senza penalizzazione sulla tua carriera accademica a causa dell’interruzione della mobilità.

Studenti incoming

4. 1. Posso continuare la mia mobilità a distanza, anche dal mio paese?

Sì, puoi tranquillamente  seguire le lezioni dal tuo paese collegandoti in remoto. I docenti dei corsi che stai seguendo  ti possono fare dei ricevimenti telematici se hai bisogno di chiarimenti.

4. 2. Se seguo le lezioni a distanza dell’Università di Firenze dal mio paese posso tenere la borsa?

Si, la CE ha detto che le borse possono essere tenute anche se gli studenti seguono a distanza. Naturalmente devi chiedere anche alla tua Università di origine (consulta il sito )

4. 3. Se sto seguendo le lezioni a distanza (anche dal mio paese) posso sostenere gli esami  a distanza? Quali sono le modalità in questo caso? Si prevedono istruzioni dettagliate come per la didattica?

Sì, potrai sostenere esami a distanza, le istruzioni sono nell’Allegato 1 del DR 358/12 marzo.

4. 4. Se faccio gli esami a distanza, esisterà l’opzione “re-take”? Se sì come?

Sì,  certamente, come per tutti gli studenti italiani. Se nella stessa sessione di esame, le modalità saranno le stesse della prima prova sostenuta.

4. 5. La sessione di esami di aprile è accessibile agli studenti incoming, anche per quelli arrivati nel secondo semestre, se il corso è già terminato?

Sì, se il corso è terminato

4. 6. Che documentazione posso avere se  sono rientrato a casa ma continuo a seguire la didattica a distanza a UNIFI ? Posso avere  un certificato di presenza/partenza?

Su questo tema siamo in attesa di indicazioni precise dell’Agenzia Nazionale INDIRE. Formalmente non è corretto fornirti un certificato di chiusura ma ti possiamo dare un certificato di partenza da Firenze. In situazione di emergenza in prima istanza per la mobilità effettiva valgono i biglietti. E’ comunque utile distinguere:

1. se per emergenza COVID hai lasciato Firenze, e sei rientrato a casa e rinunci alla mobilità: ti possiamo rilasciare una certificazione con la data di arrivo e la partenza da Firenze (biglietto aereo o simile);
2. se per emergenza COVID hai lasciato Firenze, sei rientrato a casa e continui con la didattica e poi gli esami a distanza, possiamo certificare il periodo che sei stato a Firenze (arrivo e partenza con biglietto aereo o simile x emergenza Covid) e che continui con la tua “mobilità” a distanza e quindi NON ti diamo un vero certificato di chiusura Erasmus.
   
   

4. 7.  Se voglio chiudere la mobilità e sono tornato nel Paese di origine, devo inviare il libretto per posta (anticipandolo per e-mail), l’elenco degli eventuali esami sostenuti, biglietto da Firenze?

Riceverai istruzioni precise in seguito

4. 8. Se voglio rinunciare alla mobilità, che documenti devo chiedere?

Riceverai istruzioni precise in seguito. Se lo richiedi tuttavia potrai avere già da ora un  certificato del periodo per email (che può servirti nel tuo paese  per la borsa di studio).

4. 9. Cosa succede se ho perso il libretto o se non l’ho riconsegnato perché sono partito quando gli uffici erano già chiusi?

In situazioni normali si chiedeva una denuncia alla Polizia, tuttavia vista l'emergenza COVID-19 se l'hai perso può bastare un'autodichiarazione di smarrimento con il tuo documento d'identità; se invece non l'hai riconsegnato perché sei partito quando gli uffici erano già chiusi, lo puoi inviare per posta agli uffici appena l'emergenza sarà rientrata.

4. 10. Se ho rinunciato posso tornare nei semestri del prossimo anno?

Sì, anche se la CE e le Agenzie Nazionali devono chiarirci le questioni legate ai  finanziamenti.
 

4. 11. Se ho  interrotto e/o ho chiuso la mobilità, ma sono riuscito  ad acquisire alcuni CFU, ho poi diritto a completarla in qualche modo nel prossimo semestre e/o riaprendo la mobilità?

Anche in questo caso in linea di massima si ma stiamo aspettando indicazioni precise dalla CE e dalle Agenzie Nazionali.

 

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