Redazione sito web, indicazioni operative

Come segnalare richieste e inviare contributi per il sito www.unifi.it

Scrivere una mail a webredazione(AT)unifi.it, indicando con chiarezza nell’oggetto l’argomento o il titolo della pagina web per cui si scrive; nel corpo del testo la URL della pagina a cui ci si riferisce, nome e cognome del richiedente e ufficio di appartenenza. Se si stanno trasmettendo file in allegato, occorre controllare che siano nominati in modo specifico e dettagliato.

Per una corretta pubblicazione occorre

• che i file scannerizzati non siano immagini. Le linee guida dei siti web delle pubbliche amministrazioni, infatti, richiedono che la consultazione sia possibile anche a persone con problemi visivi (dal daltonismo, all'ipovisione e alla cecità) che devono usare il sintetizzatore vocale (screen reader) per riprodurre il contenuto di una pagina web o di un file. La scansione di un documento, ad esempio, non permette la lettura del contenuto perché (se non è fatta con riconoscimento di carattere (OCR)) ne risulta una immagine e non un testo.
  Il file, dai programmi Word, Powerpoint, Excel, senza usare titoli e scritte elaborate, deve essere salvato come pdf. Se devono essere inserite immagini, occorre inserire un “tag” per consentire la lettura ai programmi screen reader.
  E’ possibile rivolgersi alla Redazione web per chiarimenti o istruzioni nella fase di creazione del file.
• che i file siano su carta intestata e con i font consentiti, secondo i modelli predisposti e modificabili (vedi il manuale d'identità visiva).

L'ufficio redazione web può provvedere alla conversione dei file da word o rtf a pdf per garantire la leggibilità del file.
Consulta anche le Linee guida accessibilità sul sito del Governo | Agid - Agenzia per l'Italia digitale

Procedura di pubblicazione sul sito web degli atti pubblicati su Albo

L'ateneo fiorentino ha istituito l'Albo Ufficiale, ai sensi dell’art. 32 della legge 18 giugno 2009 n. 69. La pubblicazione degli atti e dei provvedimenti in Albo è finalizzata a fornire efficacia giuridica agli stessi e presunzione di conoscenza legale.
Per garantire la più ampia conoscenza, gli atti pubblicati sull'Albo possono essere inseriti online sul sito web di ateneo.
Il responsabile del procedimento amministrativo (RPA), dopo aver registrato il documento nell’Albo e dopo averne verificato la pubblicazione, tramite il suo ufficio, invierà alla redazione sito web una e-mail con l’indirizzo della pagina web da aggiornare, le informazioni da aggiungere e/o modificare, indicando:

• numero identificativo, data di inizio e di fine pubblicazione dell’atto nell’Albo Ufficiale, la url del pdf del documento pubblicato all’Albo, per esteso.

La redazione web procederà ad inserire nella pagina web il file e aggiornerà le informazioni contenute. Il documento potrà essere disponibile anche dopo la scadenza del termine di pubblicazione in Albo.

L'ufficio interessato dovrà provvedere a comunicare con la massima tempestività variazioni intercorse dopo la pubblicazione dell’atto (ad esempio, in caso di annullamento e nuova registrazione), in modo che i file pubblicati sul sito web e quelli nell’Albo siano sempre allineati.

In ogni caso la conformità degli atti resi disponibili nel sito web con quelli pubblicati sull’Albo Ufficiale è implicita e ricade sotto la responsabilità del RPA. La procedura indicata deve sempre tenere conto della necessità di preservare il diritto all’oblio di eventuali aventi interesse, fatto salvo quanto richiesto dalla normativa sull’amministrazione trasparente.

Richieste - Aggiornamento di contenuti esistenti

I contenuti destinati all’aggiornamento di pagine web già esistenti vanno inviati tempestivamente, insieme a eventuali informazioni di contesto che possono essere necessarie alla redazione web per realizzare l’aggiornamento nel modo migliore. L’ufficio/struttura che è fonte primaria dei contenuti da pubblicare è chiamato a collaborare per il monitoraggio degli aggiornamenti.

La redazione web può modificare la presentazione dei contenuti proposti se lo ritiene necessario per la chiarezza e la semplicità dell’informazione.

Le richieste vengono evase normalmente entro i due giorni lavorativi successivi.

Richieste – Nuovi contenuti o pagine web

Nel caso in cui materiali e informazioni siano del tutto nuovi, cioè non collegabili a pagine o settori del sito già esistenti, occorre definire insieme alla redazione sito web la soluzione comunicativa migliore.
Anche in questo caso occorre essere tempestivi; avere chiaro quali e quante informazioni debbano essere divulgate, a quali interlocutori/pubblici ci si rivolge, se la pagina web dovrà essere permanente o periodica (per permettere una pianificazione anche della tempistica della pubblicazione).
La redazione sito web esaminerà il materiale trasmesso insieme all'Ufficio Progettazione Comunicazione, preparerà una bozza da discutere con il richiedente per un parere entro i cinque giorni lavorativi dalla richiesta. Raccolti pareri, suggerimenti e commenti del richiedente, la redazione sito web individuerà la soluzione maggiormente efficace.

Contributi - Le notizie sul sito www.unifi.it

Sul sito di Ateneo vengono pubblicate quotidianamente notizie, avvisi e segnalazioni di eventi.

Avvisi. In questa sezione compaiono segnalazioni di bandi, concorsi, procedure in corso e, in generale, notizie di servizio per la comunità universitaria e per i cittadini. 

Agenda. Questa sezione contiene il calendario degli eventi che si svolgono in ateneo, fra cui le iniziative studentesche finanziate dall’Università. Alcuni degli eventi in agenda vengono segnalati attraverso la mailing list “Eventi in Ateneo”, inviata ogni settimana sulle caselle di posta elettronica istituzionale.

Notizie. Le news vengono aggiornate costantemente e nella homepage compare una selezione delle più attuali di argomento vario. Alcune news sono lanciate - e linkate – dalle immagini che scorrono nella parte alta della homepage.
L'Unità di Processo "Servizi di Comunicazione" si occupa della redazione delle notizie e dell’aggiornamento dell’agenda.

Per segnalare notizie da pubblicare sul sito unifi occorre inviare una mail a  ufficio.stampa(AT)adm.unifi.it con tutte le informazioni necessarie per la redazione della notizia (che cosa, come, dove, quando, chi, link a materiale disponibile online); nome e cognome del richiedente, ufficio/struttura di appartenenza e recapiti telefonici.

Per la diffusione di notizie ed eventi destinati agli universitari , consulta anche le indicazioni sui servizi di comunicazione interna.