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Stampe Excel: bilanci 2011

 

Istruzioni per la stampa del preventivo e del consuntivo delle Unità Amministrative confluite nei Poli (è necessario scaricare sul proprio pc una configurazione di stampa di CIA e un file excel, effettuare estrazioni dati da CIA da copiare sul file excel)
dal web:

  • scaricare nella cartella c/contabil/cfstampa la configurazione di stampa "preventivouo2008.pps". scaricare il file excel "bilanci_11.xls"sul proprio pc. Sono stati predisposti, per le UAD interessate da confluenze o accorpamenti, dei file personalizzati da usare solo per il 2011. I file sono disponibili in coda a questa pagina.

Per effettuare il download è necessario cliccare col tasto destro del mouse sul nome del file e, nel pannello proposto, scegliere la cartella di destinazione
su CIA:

  • Aprire la scrivania sul cdr di cui si vuole stampare il preventivo
  • lanciare la funzione "rappresentazione - situazione contabile cdr"
  • inserire il flag "con sottounità"
  • inserire il flag "mostra tutti i capitoli"
  • impostare da "opzioni" espandi tutto (la funzione è attiva quando è presente il flag)
  • lanciare la ricerca del cdr (icona con la lampadina)
  • sulla finestra successiva lanciare di nuovo la ricerca (icona con la lampadina)
  • selezionare la prima riga dell'elenco proposto (corrisponde al bilancio - cdr)
  • cliccare l'icona assegna a documento
  • selezionare la prima riga nella tabella proposta (la tabella deve contere una riga per ogni capitolo utilizzato) e cliccare l'icona con la stampante
  • nella pagina di anteprima selezionare da opzioni "apri"
  • cliccare "no" alla richiesta di aprire la configurazione predefinita
  • scegliere, nel pannello di ricerca la cartella c/contabil/cfstampa selezionare il file "preventivouo2008.pps" e cliccare "apri"
  • quando viene riportata la configurazione scegliere da "opzioni" "esporta"
  • nel pannello successivo indicare su quale cartella salvare, dare un nome al file lasciando l'estensione .csv (per esempio xxxxxcon.csv) e cliccare "apri"
  • uscire dalla pagina "configura stampa"
  • sulla pagina "situazione contabile cdr" togliere il flag "con sottounità"
  • non appena effettuato il refresh selezionare la prima riga nella tabella proposta e cliccare l'icona con la stampante
  • nella pagina di anteprima selezionare da opzioni "apri"
  • cliccare "no" alla richiesta di aprire la configurazione predefinita
  • scegliere, nel pannello di ricerca la cartella c/contabil/cfstampa selezionare il file "preventivouo2008.pps" e cliccare "apri"
  • quando viene riportata la configurazione scegliere da "opzioni" "esporta"
  • nel pannello successivo indicare su quale cartella salvare, dare un nome al file lasciando l'estensione .csv (per esempio xxxxxsenza.csv) e cliccare "apri"
  • aprire excel
  • aprire il file "bilanci_11.xls".
  • utilizzando l'icona "apri" di excel aprire il file esportato con l'opzione "con sottounità" (selezionando l'impostazione "tutti i file" in tipo file)
  • copiare i dati partendo dalla cella che contiene la chiave del primo mastrino (normalmente F.E.0.00) , nella colonna A, fino all'ultima cella con valore (anche 0) della colonna M
  • tornare al file "bilanci_10.xls" posizionarsi sulla cella A1 del foglio "con" (il file alla prima apertura è già posizionato in modo corretto) e incollare i dati
  • utilizzando l'icona "apri" di excel aprire il file esportato con l'opzione "senza sottounità"
  • copiare i dati partendo dalla cella che contiene la chiave del primo mastrino (normalmente F.E.0.00) , nella colonna A, fino all'ultima cella con valore (anche 0) della colonna M
  • tornare al file " bilanci_11.xls " posizionarsi sulla cella A1 del foglio "senza" e incollare i dati
  • Selezionare il foglio "preventivo" e inserire il nome dell'Unità Organizzativa.
  • Salvare il file
  • Nel foglio "preventivo" si ritroverà il preventivo della singola unità amministrativa.
  • Nel foglio "consuntivo" si ritroverà il consuntivo della singola unità amministrativa, il prospetto può essere utilizzato, a fine esercizio, per la redazione del consuntivo da inviare all'ufficio di Polo
  • Nel foglio "verifica" si ritroverà la situazione dei conti abbinati, ove possibile, tra entrata e uscita
  • Nel foglio "avanzi" da usare a esercizio finito, si ritrova il calcolo dell'avanzo di amministrazione e dell'avanzo di cassa
  • Nel foglio "chiusura" da usare a esercizio finito si ritrova il calcolo dell'eventuale indistinto da gestire nelle operazioni di riporto

Note:
Preventivo
Il bilancio è compilato partendo dai dati registrati in CIA con l'esclusione delle partite di giro dei contributi e ritenute che vengono gestiti a livello di polo.
La prima colonna del preventivo "previsioni iniziali" pareggia a patto che il salvataggio del bilancio di polo (da bozza a definitivo) sia avvenuto con le cifre ripartite correttamente, se ciò non è avvenuto è necessario correggere agendo nelle celle azzurrate del foglio excel.
La colonna G del preventivo pareggia a patto che le ripartizioni a livello di cdr siano corrette, se c'è uno sbilancio è necessario verificare e correggere in cia e procedere con una nuova l'estrazione.
Il dato avanzo di cassa nella cella "K16" è calcolato e deve corrispondere alla chiusura della cassa al 31/12/2010 se il dato è corretto il bilancio stesso è corretto.
Consuntivo
Come per il preventivo la prima colonna del consuntivo "previsioni iniziali" pareggia a patto che il salvataggio del bilancio di polo (da bozza a definitivo) sia avvenuto con le cifre ripartite correttamente, se ciò non è avvenuto è necessario eseguire le stesse correzioni fatte nel foglio preventivo.
La colonne E, F,e G contengono le modifiche al bilancio; la colonna E contiene vincolate + debiti /crediti iniziali; la colonna F la sommatoria delle variazioni a competenza; la colonna G la sommatoria delle variazioni in conto crediti e debiti. La colonna E avrà un disavanzo (riga 30) pari all'importo dell'avanzo di amministrazione, le colonne F e G avranno un disavanzo (riga 30) di pari importo ma di segno opposto pari al totale delle variazioni in conto debiti/crediti.
La riga 33 "Assestamento avanzo di amministrazione" riporta per la colonna D l'avanzo libero presunto, per la colonna E l'avanzo libero effettivo, per la colonna F la variazione di assestamento dell'avanzo di amministrazione.
Al termine dell'esercizio devono essere inseriti i dati relativi alle partite di giro contributi e ritenute; per le previsioni di bilancio deve essere inserita la pertinenza nella colonna D sia in entrata che in uscita. Devono essere inseriti i dati relativi ai pagamenti incassi che si recuperano dal file riepilogativo che è stato inviato al Polo. Devono essere inserite le vincolate nella colonna K.
Nel foglio "verifica" si può controllare la correttezza delle ripartizioni nei fondi che hanno corrispondenza tra entrate e uscite; le vincolate presunte sono "calcolate" tenendo conto delle vincolate iniziali, delle variazioni dei debiti e crediti, degli accertamenti dei capitoli di entrata corrispondenti e degli impegni. Nella colonna verifica è riportata la somma non ripartita (l'ammontare che rimane a livello di cdr). Le operazioni sul bilancio sono corrette se lo scostamento di entrata, lo scostamento di uscita (calcolato) e la somma non ripartita sono uguali.


Redazione del bilancio preventivo 2012
Si utilizza sempre il file "bilanci_11.xls" effettuando, prima di iniziare le operazioni, una estrazione da CIA secondo le istruzioni riportate a inizio pagina, per avere a disposizione i dati aggiornati.
Le operazioni da eseguire per la predisposizione del bilancio preventivo 2012 sono le seguenti:

  • Calcolo della situazione presunta debiti/crediti e vincolate al 31/12/2011 per ottenere l'avanzo di amministrazione presunto al 31/12/2011
  • redazione del bilancio 2012, solo pertinenza, con allegata situazione presunta al 31/12/2011. (approvazione in consiglio entro il 20/12/11 come da regolamento)
  • inserimento in CIA, nell'esercizio 2012, della pertinenza 2012 e salvataggio definitivo (operazione a cura del Polo).

Una volta copiati nel file i dati esportati da CIA è importante Selezionare il foglio "preventivo" e verificare/inserire il nome dell'Unità Organizzativa nell'intestazione (riga 2) ed il codice della UADR (cella B3)
Il documento excel contiene oltre ai fogli di lavoro relativi al 2011, fogli di lavoro dedicati al preventivo 2012:
prev2012 - è predisposto per la redazione del preventivo 2012 con la colonna di confronto della pertinenza assestata 2011 già compilata; la prima voce di bilancio (avanzo di amministrazione) è collegata con i fogli successivi , con i quali si procede al calcolo della situazione presunta (il calcolo della situazione presunta è la prima operazione da eseguire in modo da avere impostato nel preventivo 2012 il corretto avanzo presunto - cella G33 del foglio PREV2011). Per l'inserimento dei valori è stato predisposto il foglio successivo Dati.
Nella colonna pertinenza assestata 2011 non sono inseriti i dati relativi alle partite di giro dei contributi e ritenute, su questi capitoli le UADR non devono inserire nessun valore, queste partite di giro saranno gestite esclusivamente dal polo.
Dati - è predisposto per la redazione del preventivo 2012, sono raggruppati per tipologia i capitoli che prevedono una corrispondenza tra entrata e spesa, per i capitoli che hanno una corrispondenza diretta è sufficiente compilare l'entrata per avere correttamente compilata anche la spesa. Procedendo alla redazione in questo foglio si ottiene la compilazione del foglio prev2012 che sarà solo da stampare.

Il file excel nella versione corrente è stato aggiornato con l'aggiunta di collegamenti, su alcuni capitoli di entrata, alla tabella predisposta dalle singole UADR ai sensi dell'art. 18 del regolamento per la finanza e la contabilà.In particolare sono riportati, nel foglio "dati" gli importi relativi ai capitoli:

F.E.1.01.04; F.E.1.01.05.04;F.E.1.02.01;F.E.1.02.03.01;F.E.1.03.01;F.E.1.03.02;F.E.1.03.03;F.E.1.03.04.01; F.E.1.03.04.04; F.E.1.03.05.01; F.E.1.03.05.02; F.E.1.03.05.03; F.E.1.03.06.01; F.E.1.04.03.02; F.E.1.04.03.03; F.E.1.04.04.02; F.E.1.04.04.03; F.E.1.04.05.02; F.E.1.04.05.03; F.E.1.04.11; F.E.1.04.15.01

Dove possibile le somme sono state riportate anche sui capitoli di spesa collegati. Per gli altri capitoli ciascuno deve provvedere a inserire gli importi nella parte spese. Sono state riportate inoltre le informazioni sulle quote  al bilancio di Ateneo fondo comune e quote al personale relative all'attività conto terzi. Infine, dove possibile sono state riportate le informazioni relative agli adempimenti previsti dall'art. 6 legge 122/10

sit pres - contiene la predisposizione per i calcolo e la stampa della situazione presunta al 31/12/2011.
Il foglio è simile al foglio "verifica" e le colonne su cui agire sono:
la colonna H in cui inserire nelle celle azzurrate gli accertamenti o gli impegni che si presume prendere entro la fine dell'esercizio, per quanto riguarda i capitoli dei pannelli Attività commerciale, Ricerca scientifica, Dottorato, assegni e borse il sistema riporta le vincolate presunte calcolate. Nel caso fosse necessario si deve forzare la cella inserendo la vincolata presunta (attenzione a mantenere corretto il calcolo dello scostamento presunto).
Nel pannello attività istituzionali e funzionamento oltre ad accertamenti e impegni si dovranno indicare le eventuali vincolate.
Av_pres - contiene il calcolo dell'avanzo di amministrazione presunto ottenuto automaticamente con i dati dei fogli precedenti.
Polo - in questo foglio si trovano i dati che utilizzerà l'ufficio di polo per l'inserimento dei dati in CIA. È necessario quindi, una volta completato, inviare il file al Polo.


Scaletta delle operazioni
Si procede ad una estrazione dati da cia e si effettuano, una volta verificata la situazione nel foglio "verifica",  le operazioni descritte in "sit pres" ottenendo l'ammontare dell'avanzo libero presunto.
Si passa quindi alla redazione della pertinenza 2012 nel foglio "dati". Completata questa operazione dal foglio "prev2012" si può stampare il preventivo  che sarà portato all'approvazione del Consiglio.
Queste operazioni (compresa l'approvazione del Consiglio) devono avvenire entro il 20 dicembre, come da regolamento. Una volta approvato il preventivo si deve inviare al polo il file in modo che il polo stesso, una volta ottenuti i preventivi di tutte le UADR afferenti, possa completare le operazioni e inserire in procedura il preventivo 2012. Il rispetto dei tempi è fondamentale per avere in tempi brevi la possibilità di operare nel 2012 direttamente sul nuovo bilancio con mandati e reversali evitando lettere alla banca.
Una volta completate le operazioni contabili sul 2011 (registrazione e verifica di impegni e accertamenti) si può procedere con le operazioni di chiusura. Si richiede all'ufficio sistemi informativi per la contabilità il file con le disponibilità sui vari progetti/cdr  per calcolare le vincolate da riportare all'esercizio 2011 e usando il foglio chiusura si calcola l'avanzo reale e l'eventuale quota da gestire con l'indistinto.
Se nel corso di queste operazioni si rendono necessarie modifiche ai documenti contabili o agli stanziamenti è ovviamente necessario effettuare nuove estrazioni.
Si trasmettono quindi  al polo, l'elenco delle vincolate da riportare  e  il foglio "chiusura".
Il polo procederà con le operazioni di riporto e trasferirà al nuovo esercizio tutti gli impegni e accertamenti con quota residua, tutte le vincolate indicate ed effettuerà la eventuale variazione di assestamento al reale avanzo di amministrazione.
Al termine delle operazioni di riporto le UADR possono controllare i dati sul 2012 e compilare il foglio "consuntivo" inserendo le vincolate e completando, per quanto riguarda le partite di giro contributi e ritenute, solo eventuali operazioni a residui. Per questi capitoli la competenza sarà inserita tutta nel consuntivo del  cdr di polo. Una volta completato il consuntivo si verifica la correttezza dei dati nel foglio avanzi.

File "personalizzati".

Questi file devono essere utilizzati solo per il 2010 dalle nuove UADR interessate dagli accorpamenti o dalle confluenze. I file "compensano" le vincolate iniziali per poter usare correttamente il foglio verifica ed il foglio sit pres:

bilanci_11_2010051400

bilanci_11_2050058300

bilanci_11_2050058400

 
ultimo aggiornamento: 08-Nov-2011