L'Università di Firenze promuove i principi dell'Accesso Aperto come definito nella Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities del 2003 (Policy dell’Università degli Studi di Firenze a favore dell’Accesso aperto alla letteratura scientifica).
La dichiarazione di Berlino afferma che i contributi ad accesso aperto includono le pubblicazioni di risultati originali della ricerca scientifica, i dati grezzi e i metadati, le fonti, le rappresentazioni digitali grafiche e di immagini e i materiali multimediali scientifici.
Ciascun contributo ad accesso aperto deve soddisfare due requisiti:
Una versione completa del contributo e di tutti i materiali che lo corredano, inclusa una copia della autorizzazione come sopra indicato, in un formato elettronico secondo uno standard appropriato, è depositata (e dunque pubblicata) in almeno un archivio online che impieghi standard tecnici adeguati (come le definizioni degli Open Archives) e che sia supportato e mantenuto da un'istituzione accademica, una società scientifica, un'agenzia governativa o ogni altra organizzazione riconosciuta che persegua gli obiettivi dell'accesso aperto, della distribuzione illimitata, dell'interoperabilità e dell'archiviazione a lungo termine.
L’accesso aperto è uno strumento fondamentale per condividere idee e conoscenze in tutte le discipline con un approccio aperto, collaborativo e non-profit. Le monografie, i saggi in volume e i saggi in rivista open access permettono alla comunità scientifica di ottenere un’ampia e rapida diffusione, così come un elevato impatto della ricerca.
Un prodotto della ricerca pubblicato ad accesso aperto deve prevedere che contenuti e i metadati siano pubblicati in Open Access, con licenze d’uso Creative Commons e con l'indicazione dell'autore come titolare del copyright (gold road). Inoltre, l’open access prevede e sostiene attivamente le pratiche di self-archiving dei prodotti della ricerca e incoraggia gli autori a depositare le pubblicazioni nei repository istituzionali o in qualsiasi altro repository ritenuto valido ai fine della conservazione e della disseminazione della conoscenza (green road).