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Sistema archivistico di ateneo

Archivio corrente

L’Archivio corrente gestisce la documentazione attinente alle attività amministrative del protocollo; conserva la documentazione relativa alle direttive emanate dagli organi monocratici dell’Università, quali il Rettore e il Direttore Generale, come anche quelle degli altri dirigenti.
Per la consultazione di questo materiale è necessario prendere contatto con la Gestione dei flussi documentali dell’archivio e trattamento degli atti:

  • indirizzo: via La Pira n.  4 – 50121 Firenze
  • e-mail: archivio-proto(AT)adm.unifi.it
  • posta certificata: ateneo(AT)pec.unifi.it

Secondo la legislazione italiana è la prima fase della vita dell'archivio e comprende il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi correnti.
Nel periodo corrente l'archivio forma con i nuovi documenti dell'attività del soggetto produttore e pertanto è un archivio in continuo accrescimento.
I documenti devono essere registrati al protocollo e tale registrazione, se condotta a norma di legge, fa fede in caso di controversia giuridica.

Per la consultazione di questo materiale è necessario prendere contatto con il servizio protocollo dell’Archivio Corrente agli indirizzi indicati sopra, e compilare il modulo 07C.

Al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa (L. 241/90 e Regolamento di attuazione emanato il 28 luglio 2016), l’Ateneo riconosce il diritto di accesso ai documenti amministrativi a chi vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
La richiesta può essere presentata tramite URP (Ufficio Relazioni con il Pubblico) o direttamente al Responsabile dell'Ufficio che ha formato o che detiene il documento.

Archivio di deposito

Si occupa dei procedimenti conclusi negli ultimi 40 anni riguardanti i vari aspetti delle attività svolte nell’Ateneo. In particolare conserva i fascicoli personali di docenti e studenti.
Per ulteriori informazioni contattare il personale dell’archivio:

  • indirizzo: via Cittadella n. 7 – 50144 Firenze
  • telefono: 055 2756776/6771 - fax: 055 2756773
  • e-mail: archivio-dep-storico(AT)adm.unifi.it

Archivio storico

Conserva, gestisce e rende consultabile i documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente. I fondi archivistici storici disponibili presso l’Ateneo sono:

La consultazione della documentazione si svolge, a seconda del materiale richiesto, presso la sede dell’Archivio storico, in Via Cittadella, 7, oppure presso la Sala del Senato Accademico, in piazza San Marco, 4.

Per informazioni sui fondi disponibili e i servizi offerti dall’archivio agli utenti rivolgersi a:

  • indirizzo: via Cittadella n. 7 – 50144 Firenze
  • telefono: 055 2756774/6770 - fax: 055 2756773
  • e-mail: archivio-dep-storico(AT)adm.unifi.it

FAQ

Documenti contenuti nel fascicolo della carriera universitaria

Con la conclusione del percorso di studi presso l’Ateneo fiorentino (laurea, rinuncia, decadenza o trasferimento) i documenti relativi all’iscrizione e alla carriera sono periodicamente inviati dalle Segreterie amministrative studenti all’Archivio di deposito.
Possono essere richiesti il libretto universitario, il diploma maturità, il certificato sostitutivo e per gli studenti stranieri il diploma originale, la traduzione giurata e la dichiarazione di valore oltre a tutti i titoli originali presentati per chiedere l’equipollenza del titolo di laurea straniero.

Come si richiede il controllo delle autocertificazioni

Gli enti esterni che desiderano ottenere conferma di titoli e/o dati devono inviare richiesta per email all'indirizzo archivio-proto(AT)adm.unifi.it o tramite PEC all'indirizzo ateneo(AT)pec.unifi.it.

Le istanze dovranno essere redatte su carta intestata, protocollata, timbrata e firmata.

Gli enti privati dovranno allegare alla richiesta obbligatoriamente l'autorizzazione dell'interessato al trattamento dei dati e copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Come si richiedono i documenti del fascicolo universitario

Il ritiro avviene compilando e inviando, all’indirizzo e-mail archivio-deposito(AT)unifi.it o via fax al numero 0552756773, il modulo 08D.
Il modulo deve essere firmato in originale e corredato da una copia del documento di identità. Il ritiro può essere fatto anche da un delegato, seguendo la procedura prevista nel modulo.

Il richiedente sarà contattato dal personale dell’archivio per fissare un appuntamento per il ritiro nella sede di via Cittadella, 7.

Se la richiesta non sarà effettuata in modo corretto, il personale dell’archivio comunicherà agli interessati le correzioni da fare. In questo caso la richiesta seguirà un preciso iter di correzione e di validità (avvertenze)

Nel caso in cui l’ufficio non riesca a contattare l’utente, o non si presenti all’appuntamento concordato per il ritiro, la pratica verrà lasciata in sospeso per due mesi (con invio di un sollecito alla scadenza del primo mese) prima di essere archiviata. Una volta scaduti i termini di conservazione della domanda, l’utente dovrà ripresentarla ex novo se interessato al ritiro.

Per ritirare il diploma di laurea diplomi di laurea e Abilitazione non ci si deve rivolgere all’Archivio di Deposito, ma seguire la procedura descritta in questa pagina

Quali documenti è possibile consultare

Gli archivi storici degli enti pubblici sono liberamente consultabili. L’utente che intende accedere ai documenti conservati presso l’Archivio deve richiedere la consultazione nei modi previsti dal nostro servizio.
Ci sono però delle limitazioni alla consultazione dei documenti che sono definiti “riservati”, secondo le disposizioni previste dal Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, art. 122 comma 1, “Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti”, cioè quelli relativi alla politica estera ed interna dello Stato ed quelli con dati sensibili, vale a dire le informazioni personali riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti riservati di tipo familiare. La consultabilità di tali documenti è interdetta per:

  • gli ultimi 40 anni per quelli relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose,all’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali;
  • gli ultimi 50 anni per i documenti che contengano dati relativi alla Politica esterna ed interna di uno Stato;
  • gli ultimi 70 anni per quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare.

La consultazione per gli studiosi tiene comunque conto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, allegato 2 al Codice in materia di protezione dei dati personali, D.Lgs. 196/2003.

Per la consultazione di documenti riservati da parte di soggetti terzi è necessaria l’autorizzazione da parte del titolare del fascicolo o dei suoi eredi, in caso di decesso dello stesso L’accesso ai documenti e il trattamento dei dati personali sono gestiti nel rispetto delle norme sulla consultabilità presenti nel Codice dei Beni Culturali e delle norme sulla riservatezza, art. 123 “Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti riservati”, dal D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 ossia Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio , ai sensi dell'art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137; art. 11 “Modalità del trattamento e requisiti dei dati”, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ossia Codice in materia di protezione dei dati personali .

Come si richiede la consultazione dei documenti storici dell'Ateneo

Per la consultazione e la ricerca storica, prima di recarsi nelle sale di consultazione dell’archivio storico è necessario compilare e inviare all’e-mail archivio-deposito(AT)unifi.it il modulo 09DS corredato da copia del documento d’identità. Il personale concorderà un appuntamento con il richiedente.

Per la riproduzione fotografica e filmografica sono considerate libere le riproduzioni di beni archivistici non sottoposti a restrizioni di consultabilità, per le sole attività di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, svolte senza scopo di lucro, come previsto dall’art. 122, del D. Lgs. n. 42/2004, tenendo conto delle modifiche previste nell’art. 1, comma 171, Legge n. 124 4/2017, “Legge annuale per il mercato e la concorrenza”, in modifica dell’art. 108, Canoni di concessione, corrispettivi di riproduzione, cauzione, D. Lgs. 42/2004.

Per la richiesta di riproduzione occorre compilare il modulo 11S

Moduli

Avvertenze per le richieste

Gli utenti che presentano richieste incomplete (es. assenza del documento di identità o errata compilazione del modulo), hanno a disposizione un mese (con invio di notifica da parte dell’ufficio), per presentare quanto richiesto nelle forme corrette. Una volta scaduti i termini della domanda, l’utente dovrà ripresentarla ex novo se interessato al ritiro.
Nel caso in cui l’ufficio non riesca a contattare l’utente, o non si presenti all’appuntamento concordato per il ritiro, la pratica verrà lasciata in sospeso per due mesi (con invio di un sollecito alla scadenza del primo mese) prima di essere archiviata. Una volta scaduti i termini di conservazione della domanda, l’utente dovrà ripresentarla ex novo se interessato al ritiro.

Carta dei servizi

Contatti

Riferimenti normativi

 
ultimo aggiornamento: 02-Lug-2018