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 AteneoSistema archivistico di ateneo

Sistema archivistico di ateneo

ULTIMO AGGIORNAMENTO
21.04.2023
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I servizi svolti dal Sistema Archivistico di Ateneo sono stati attribuiti all’Unità Funzionale "Archivio e trattamento degli atti" e sono articolati in tre attività:

L’Ateneo, dal gennaio 2022, ha adottato un Manuale di gestione documentale, che descrive il nostro sistema di produzione e di gestione documenti (analogici e digitali) ed è una guida per l’operatore di protocollo per porre in essere le corrette operazioni di gestione documentale.

  • Manuale di gestione (pdf)
  • Titolario unico di classificazione (in vigore dal 1 gennaio 2019, D.D. 2130 del 21 dicembre 2018) (pdf)

Processi e flussi documentali

  • indirizzo: via La Pira,  4 – 50121 Firenze
  • e-mail: archivio-proto(AT)adm.unifi.it
  • posta certificata: ateneo(AT)pec.unifi.it

Le funzioni legate alle attività relative ai processi e flussi documentali - cioè l’archivio corrente dell’Ateneo - si svolgono prevalentemente attraverso il gestionale del protocollo informatico (Titulus) e riguardano:

  • la correttezza delle operazioni di registrazione, segnatura, gestione dei documenti;
  • le richieste di annullamento delle registrazioni di protocollo avanzate dalle unità organizzative responsabili (UOR).

L’Ateneo è organizzato come un’Area Organizzativa Omogenea unica (AOO) con una gestione documentale unitaria e coordinata del protocollo alla quale rispondono le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) esistenti. L’Ateneo ha scelto di adottare un modello di “protocollo diffuso”, nel senso che la protocollazione è effettuata prevalentemente dalle diverse unità organizzative responsabili (UOR).

L’Unità di funzione "Archivio e trattamento degli atti", in questo modello la gestione dei processi e flussi documentali, oltre ad assistere l’attività di protocollazione delle UOR, supporta le richieste provenienti dagli organi monocratici dell’Università, quali il Rettore e il Direttore Generale.

Nei servizi connessi al gestionale del protocollo (Titulus) svolge un ruolo fondamentale il Sistema Informatico dell'Ateneo Fiorentino (SIAF) che cura:

  • l’aggiornamento del database e degli utenti abilitati al servizio. Per abilitazione, disabilitazione, cambio di profilo il richiedente deve compilare il modulo SI29 o SI30 (Servizio Protocollo Informatico), alla pagina modulistica SIAF;
  • la funzione di interfaccia tecnica tra gli utenti dell’Ateneo e il gestore di Titulus (CINECA);
  • l’attività di supporto tecnico al Sistema Archivistico di Ateneo e agli utenti del servizio. Gli eventuali malfunzionamenti e problemi relativi all’applicativo devono essere segnalati al servizio di Call Center;
  • gli aggiornamenti del gestionale del protocollo.

La versione attuale di Titulus 5 è stata rilasciata nel gennaio 2022. Gli utenti hanno possono consultare il manuale on-line cliccando sul punto interrogativo (?) in alto a destra del gestionale.

Per questioni particolari o dubbi si possono contattare, fino alla fine di gennaio 2022, i colleghi che fanno parte del gruppo di referenti della nuova versione. Si consiglia di contattare i referenti appartenenti alla propria struttura.

Conservazione documentale:

L’organizzazione e le diverse tipologie di oggetti sottoposti a conservazione dall'Ateneo sono descritte alla pagina dedicata alla transizione al digitale.

Modalità di gestione e accesso alla documentazione corrente

Gli utenti interni che necessitano di un intervento sul gestionale del protocollo informatico (Titulus), o utenti esterni che chiedono copie o la consultazione di documenti archiviati di recente devono spedire una e-mail a archivio-proto(AT)adm.unifi.it, allegando uno dei seguenti moduli inerenti il servizio richiesto:

  • 01C - Modulo di richiesta annullamento del numero di protocollo/albo (pdf)
  • 02C esterni - Modulo richiesta di copia conforme degli atti di repertorio (dr – dd) per utenti esterni (pdf)
  • 02C interni - Modulo richiesta di copia conforme degli atti di repertorio (dr – dd) per utenti interni (pdf)
  • 03C - Modulo consultazione repertori conservati presso l’Unità funzionale archivio e trattamento atti gestione del flusso documentale (pdf)
  • 04C - Modulo di richiesta interventi registrazione titulus (pdf)
  • 05C - Modulo richiesta lancio straordinario albo on-line (pdf)
  • 06C - Modulo richiesta estremi del documento [n. prot. – resp.le procedimento (rpa)] (pdf)
  • 0708CD - Modulo di richiesta ritiro originali e accesso ai documenti amministrativi e ai decreti rettorali e dirigenziali (pdf)
  • 08DS interni - Modulo di richiesta fascicolo studente per utenti interni (pdf)

Servizi postali interni

  • indirizzo: via La Pira,  4 – 50121 Firenze

Il Servizio Posta dell’Ateneo si occupa di gestire tutta la corrispondenza analogica in arrivo ed in partenza per tutte le unità amministrative secondo le seguenti modalità:

  1. RICEVE la corrispondenza interna ed esterna per ogni tipologia di invio/spedizione (posta ordinaria raccomandate, pacchi, ecc.), per tutti gli uffici/strutture dell’Ateneo;
  2. SPEDISCE la corrispondenza in partenza verso l’esterno (posta ordinaria, raccomandate, pacchi, ecc.).

Qualsiasi mittente che necessità di inviare la posta a mezzo corriere, provvede per conto proprio.

Il Servizio Posta raccoglie e distribuisce da e per tutte le unità amministrative la “posta interna” destinata agli uffici medesimi, attraverso un servizio di “consegna e ritiro”.

Archivio di deposito e storico

  • indirizzo: via Cittadella, 7 – 50144 Firenze
  • e-mail: archivio-dep-storico(AT)adm.unifi.it

L’Archivio di deposito si occupa dei procedimenti conclusi negli ultimi 40 anni riguardanti i vari aspetti delle attività svolte nell’Ateneo che sono stati versati dalle unità amministrative.

L’attività di gestione dei procedimenti conclusi è regolata dal massimario di conservazione e scarto dei documenti amministrativi (pdf), che consente di individuare la tipologia e i tempi di conservazione della documentazione prodotta nell’Ateneo anche prima del riversamento all’Archivio di deposito da parte delle varie unità amministrative, che possono procedere ad uno scarto seguendo alcune procedure.

In particolare l’Archivio di deposito conserva i fascicoli personali di docenti e studenti che hanno concluso la loro carriera.

Gli ex studenti che dopo la fine della carriera non abbiano ancora ritirato il diploma di maturità consegnato al momento dell’iscrizione al nostro Ateneo (documento richiesto fino al 2001), possono richiederlo spedendo una e-mail a archivio-dep-storico(AT)adm.unifi.it, allegando il modulo di richiesta ritiro originali e accesso ai documenti amministrativi e ai decreti rettorali e dirigenziali (pdf) (0708CD) e una copia di un documento di riconoscimento valido (leggi anche: Le opportunità dell’autocertificazione (pdf)

Se la richiesta di documenti conservati nei fascicoli personali di docenti o studenti viene da utenti interni deve essere inviato tramite protocollo interno il modulo di richiesta fascicolo personale per utenti interni (pdf) (08DS)

Le richieste incomplete non vengono prese in esame, quelle corrette sono evase in 10 giorni lavorativi.

Il mancato ritiro dei documenti richiesti comporta la ripresentazione della richiesta.

L’Archivio storico conserva, gestisce e rende consultabili i documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente. Il catalogo informatizzato del patrimonio storico documentale dell’Ateneo si può consultare presso il portale Chartae: I fondi archivistici dell’Ateneo fiorentino

Per avere un quadro più ampio del patrimonio documentale dell’Ateneo per quanto riguarda gli organi centrali e le Facoltà l’utente può fare riferimento a Archivio storico dell'Università degli Studi di Firenze (1860-1960) Guida inventario, a cura di Francesca Capetta e Sara Piccolo, Firenze University Press 2004

Per consultare la documentazione ed accedere alla Sala studio dell’Archivio Storico e ai servizi connessi (solo per appuntamento) è necessario preventivamente compilare i seguenti moduli:

  • 09DS - Modulo di accesso alla sala studio nell'archivio e Modulo di richiesta servizi di ricerca nell'archivio, con registro presenze sala studio (pdf)
  • 11S - Modulo riproduzione documenti (pdf)

Gli utenti interessati alle ricerche storiche possono contattare il personale per informazioni, richieste e appuntamenti per l'accesso, inviando una comunicazione a archivio-dep-storico(AT)adm.unifi.it

FAQ

Documenti contenuti nel fascicolo della carriera universitaria

Con la conclusione del percorso di studi presso l’Ateneo fiorentino (laurea, rinuncia, decadenza o trasferimento) i documenti relativi all’iscrizione e alla carriera sono periodicamente inviati dalle Segreterie amministrative studenti all’Archivio di deposito.
Possono essere richiesti il libretto universitario, il diploma maturità, il certificato sostitutivo e per gli studenti stranieri il diploma originale, la traduzione giurata e la dichiarazione di valore oltre a tutti i titoli originali presentati per chiedere l’equipollenza del titolo di laurea straniero.

Come si richiede il controllo delle autocertificazioni

Gli enti esterni che desiderano ottenere conferma di titoli e/o dati devono inviare richiesta per email all'indirizzo archivio-proto(AT)adm.unifi.it o tramite PEC all'indirizzo ateneo(AT)pec.unifi.it.

Le istanze dovranno essere redatte su carta intestata, protocollata, timbrata e firmata.

Gli enti privati dovranno allegare alla richiesta obbligatoriamente l'autorizzazione dell'interessato al trattamento dei dati e copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Come si richiedono i documenti del fascicolo universitario

Il ritiro avviene compilando e inviando, all’indirizzo e-mail archivio-deposito(AT)unifi.it o via fax al numero 0552756773, il modulo 08D.
Il modulo deve essere firmato in originale e corredato da una copia del documento di identità. Il ritiro può essere fatto anche da un delegato, seguendo la procedura prevista nel modulo.

Il richiedente sarà contattato dal personale dell’archivio per fissare un appuntamento per il ritiro nella sede di via Cittadella, 7.

Se la richiesta non sarà effettuata in modo corretto, il personale dell’archivio comunicherà agli interessati le correzioni da fare. In questo caso la richiesta seguirà un preciso iter di correzione e di validità (avvertenze)

Nel caso in cui l’ufficio non riesca a contattare l’utente, o non si presenti all’appuntamento concordato per il ritiro, la pratica verrà lasciata in sospeso per due mesi (con invio di un sollecito alla scadenza del primo mese) prima di essere archiviata. Una volta scaduti i termini di conservazione della domanda, l’utente dovrà ripresentarla ex novo se interessato al ritiro.

Per ritirare il diploma di laurea diplomi di laurea e Abilitazione non ci si deve rivolgere all’Archivio di Deposito, ma seguire la procedura descritta in questa pagina

Quali documenti è possibile consultare

Gli archivi storici degli enti pubblici sono liberamente consultabili. L’utente che intende accedere ai documenti conservati presso l’Archivio deve richiedere la consultazione nei modi previsti dal nostro servizio.
Ci sono però delle limitazioni alla consultazione dei documenti che sono definiti “riservati”, secondo le disposizioni previste dal Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, art. 122 comma 1, “Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti”, cioè quelli relativi alla politica estera ed interna dello Stato ed quelli con dati sensibili, vale a dire le informazioni personali riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti riservati di tipo familiare. La consultabilità di tali documenti è interdetta per:

  • gli ultimi 40 anni per quelli relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose,all’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali;
  • gli ultimi 50 anni per i documenti che contengano dati relativi alla Politica esterna ed interna di uno Stato;
  • gli ultimi 70 anni per quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare.

La consultazione per gli studiosi tiene comunque conto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, allegato 2 al Codice in materia di protezione dei dati personali, D.Lgs. 196/2003.

Per la consultazione di documenti riservati da parte di soggetti terzi è necessaria l’autorizzazione da parte del titolare del fascicolo o dei suoi eredi, in caso di decesso dello stesso L’accesso ai documenti e il trattamento dei dati personali sono gestiti nel rispetto delle norme sulla consultabilità presenti nel Codice dei Beni Culturali e delle norme sulla riservatezza, art. 123 “Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti riservati”, dal D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 ossia Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio , ai sensi dell'art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137; art. 11 “Modalità del trattamento e requisiti dei dati”, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ossia Codice in materia di protezione dei dati personali .

Come si richiede la consultazione dei documenti storici dell'Ateneo

Per la consultazione e la ricerca storica, prima di recarsi nelle sale di consultazione dell’archivio storico è necessario compilare e inviare all’e-mail archivio-deposito(AT)unifi.it il modulo 09DS corredato da copia del documento d’identità. Il personale concorderà un appuntamento con il richiedente.

Per la riproduzione fotografica e filmografica sono considerate libere le riproduzioni di beni archivistici non sottoposti a restrizioni di consultabilità, per le sole attività di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, svolte senza scopo di lucro, come previsto dall’art. 122, del D. Lgs. n. 42/2004, tenendo conto delle modifiche previste nell’art. 1, comma 171, Legge n. 124 4/2017, “Legge annuale per il mercato e la concorrenza”, in modifica dell’art. 108, Canoni di concessione, corrispettivi di riproduzione, cauzione, D. Lgs. 42/2004.

Per la richiesta di riproduzione occorre compilare il modulo 11S

Riferimenti normativi

 

 
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