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Parere definitivo conto consuntivo (dal verbale del 5/5/2000)

ULTIMO AGGIORNAMENTO
14.11.2000
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Delibera n. 11

La relazione del Nucleo di valutazione sul bilancio consuntivo '99 dell'Università degli Studi di Firenze si basa sui 3 documenti pervenuti: la relazione del Rettore, la relazione del Direttore amministrativo e il conto consuntivo relativo all'esercizio finanziario 99.

A sua volta il parere del Nucleo di valutazione viene strutturato in 3 parti: valutazioni economico-finanziarie, osservazioni di merito in ordine ai capitoli di attività e raccomandazioni/suggerimenti.

1. Valutazioni economico-finanziarie

Dalla integrazione dei 3 documenti sopra citati è risultato difficoltoso formulare un parere sul bilancio consuntivo 1999, per cui i dati dei documenti hanno dovuto essere integrati da esplicazioni fatte verbalmente dai dirigenti di settore.

Ricordiamo che il parere del Nucleo sul bilancio consuntivo dovrebbe vertere su due aspetti fondamentali:

  1. la verifica della congruenza economico-finanziaria rispetto al preventivo-budget
  2. l'analisi dei singoli capitoli (o dei più importanti) di attività, confrontando la congruità dei contenuti e il "valore" delle attività svolte coi relativi costi sopportati nell'esercizio.

Purtroppo non sembra che i documenti sottoposti al Nucleo siano stati formulati in vista di tali adempimenti, come crediamo si evinca da quanto qui di seguito viene esposto.

In particolare, il "conto consuntivo" ha una connotazione puramente finanziaria che non consente, di per sé, alcuna valutazione delle cifre indicate. Di tale circostanza dà atto la Relazione del Direttore amministrativo, preannunciando per l'esercizio finanziario 2001 un bilancio "economico-patrimoniale" ed "analitico" che dovrebbe consentire una valutazione "costi-benefici" delle azioni intraprese in relazione a parametri predefiniti dagli Organi di governo dell'Ateneo. Tuttavia, la medesima Relazione, che rappresenta un'anticipazione del futuro modello di bilancio consuntivo, pur consentendo una comprensione dei flussi di spesa e di entrata molto più pregnante di quanto possibile dal "Conto consuntivo", è articolata in modo discutibile ed assume una nozione di "economia" che non necessariamente significa economia di spesa per una migliore gestione amministrativa.

Il Nucleo è consapevole che il Bilancio consuntivo annuale non può essere un documento esaustivo per la valutazione delle funzioni dell'Ateneo, rappresentando un'occasione per verifiche ed approfondimenti da parte del Nucleo stesso; ma ribadisce che il Bilancio deve comunque risultare un documento che nella misura massima possibile esprime quanto effettivamente realizzato dall'Ateneo nell'anno di riferimento in relazione agli obbiettivi prefissati dagli Organi di governo.

1.1. Complessivamente, dai dati deducibili dai documenti sopra citati, si ricavano le seguenti informazioni di sintesi:

Disavanzo di amministrazione al 31/12/99:
lit. -15.803.205.257

Tale disavanzo emerge come effetto dello scostamento rispetto alle previsioni definitive delle entrate e delle uscite (lit. 118.135.984.623 di minori entrate contro lit. 102.332.779.366 di minori uscite). E' sorprendente e non chiara la causa di tali ingenti scostamenti tra previsioni dette "definitive" e quanto effettivamente realizzato, scostamenti che risultano dell'ordine del 10%. Da tali scostamenti, riscontrati almeno apparentemente ex-post, deriva il passaggio da una situazione ipotizzata di pareggio finanziario a una di disavanzo. Tali informazioni comunque si ricavano dal documento "Conto consuntivo Esercizio finanziario 1999.

La relazione del Direttore amministrativo attraverso le tabelle denominate "riclassificazione della pertinenza del consuntivo 1999" farebbe pensare a un conto economico di pertinenza con entrate effettive di lit. 800.086.624.866, uscite per lit. 821.063.455.722 e quindi un disavanzo di pertinenza pari a lit. 20.976.830.856.

Ci sarebbe da stupirsi pertanto che si definisca come risultato netto di gestione il valore (positivo) di lit. 4.700.806.443, se non fosse intervenuto un chiarimento datoci verbalmente, che ci ha avvertito che nelle uscite ed entrate anzidette sono incluse economie di spese ed economie di entrate riferentisi ad anni precedenti, che inquinerebbero il conto di pertinenza, per un totale negativo di lit. 20.504.011.700. Tali differenze negative sono riportate nella tabella "situazione economie", ma risultavano incomprensibili senza il sopracitato chiarimento verbale. La situazione economica sembra quindi riassumibile come segue:

(1) -25,6 miliardi Disavanzo preventivo assestato al 31/12/99
(2) -20,9 miliardi Disavanzo consuntivo al 31/12/99
(3) -20,5 miliardi Differenza negativa anni precedenti (dalla tabella: "situazione economie")
(4) +4,7 miliardi Risultato netto di gestione 1999 (1)-(2)
(5) -15,8 miliardi Disavanzo di amministrazione (3)+(4)
(6) -0,4 miliardi Disavanzo di pertinenza 1999 (3)-(2)

Peraltro le economie indicate nella relazione del Direttore sembrano riferirsi a minori spese (e minori entrate) rispetto al preventivo assestato al 31/12/99, quindi non rispetto ad un consuntivo (ad esempio il consuntivo 1998, non riportato) ma rispetto ad un'altra precedente previsione ossia ad un dato aleatorio e frutto anch'esso di stime, non si sa quanto ottimistiche. E' noto che in qualunque bilancio aziendale si confrontano di norma i consuntivi dell'esercizio con il preventivo (budget) riferito allo stesso anno, oppure con il consuntivo dell'anno precedente. Il primo confronto costituisce l'indicatore del raggiungimento o meno dei risultati dell'esercizio, il secondo è l'indicatore della tendenza in atto tra l'esercizio in esame e quello precedente.

In conclusione mentre da una parte non possiamo non compiacerci che il conto di pertinenza chiuda con un "risultato netto di gestione" positivo di circa 4,7 miliardi (il cui significato esplicito è quello di minori costi rispetto al preventivo), resta la perplessità sulla scarsa comprensibilità dei dati esposti e sulla necessità di una loro decrittazione.

Analogamente dalla situazione patrimoniale, riportata a pag 31 del conto finanziario, si deduce un decremento del patrimonio netto dell'Ateneo di lit. 16.728.527.398, dato quindi che non quadrerebbe col risultato di pertinenza di cui al precedente comma. Peraltro anche qui le note riportate a pag 32 ci avvisano che tale dato è sostanzialmente privo di valore in quanto non riscontrabile coi dati economici di pertinenza (non essendoci una quadratura contabile legata all'utilizzo della partita doppia), né con i valori dei rendiconti finanziari.

2. Osservazioni di merito in ordine ai capitoli di attività

Dalle relazioni del Rettore e del Direttore, pur con le riserve di cui al paragrafo precedente, si ricavano dati utili per alcune valutazioni di merito relativi ad importanti capitoli di attività.

In particolare sono da rilevare positivamente i contenimenti di spese sia nell'area delle spese generali che delle dotazioni alle unità amministrative, considerando la riduzione non tanto rispetto alla previsione 99 quanto ai valori del precedente esercizio. Anche qui sarebbe però stato auspicabile disporre come termine di confronto non già del dato definito come "previsione 1998" ma del valore assestato di consuntivo.

Notevole e positivo l'incremento dei fondi per la ricerca scientifica, che sono passati, come valori di pertinenza 1999, a oltre 76 miliardi, con un incremento di ben 21 miliardi rispetto al 98. Il dato, notevolmente diverso dal precedente, di 49,258 miliardi riportato nella tabella 5 della relazione del Rettore, probabilmente si riferisce a valori di cassa. Sarebbe interessante poter correlare tali dati quantitativi numerari con una indicazione più ricca di contenuti o di nuove attività di ricerca, sui quali l'Ateneo ha ottenuto significativi riconoscimenti. Anche le spese per la didattica sono cresciute rispetto al 1998 di oltre 1,5 miliardi.

L'investimento in progetti migliorativi dell'organizzazione, del rilevante ammontare di oltre 12 miliardi, richiede qualche considerazione. In effetti alcune voci contenute in tale capitolo sembrano particolarmente elevate (ad esempio l'investimento finalizzato alla nuova organizzazione del lavoro, di quasi 1,2 miliardi), mentre le risorse destinate al nuovo sistema informativo (pari a circa 228 milioni) sembrano assai limitate, anche in funzione della straordinaria complessità dei problemi legati al suo radicale rinnovamento. Non si evince, dai dati in nostro possesso, se in queste voci sono comprese spese per la formazione e l'informazione del personale, che devono essere considerate essenziali per il successo di qualunque importante processo di cambiamento. Il Nucleo ha comunque l'impressione che al nuovo sistema informativo dell'Ateneo non siano state destinate sufficienti risorse e che inoltre dal punto di vista della gestione non si siano create le condizioni per un adeguato coinvolgimento degli Utenti e dei Responsabili amministrativi (nel rapporto 99 - pag. 242 - si era messa in evidenza la ecessità di costituire all'uopo un Comitato permanente).

La voce "edilizia" ben esprime i problemi di una adeguata collazione dei documenti in esame, già sottolineati all'inizio del parere. Risulta infatti - specie dalla Relazione del Direttore - che vi sarebbero economie per oltre nove miliardi, ovvero una cifra che in sé è assai consistente specie considerando che di questa oltre tre miliardi derivano dalle attività di manutenzione. In un settore del genere, le "economie" possono però avere l'origine più svariata e non sempre essere il frutto di una migliore gestione, ma anzi derivare da patologie dell'azione tecnico-amministrativa dell'Ateneo (ad esempio appalti mal organizzati con conseguenti blocchi di spesa). In mancanza di una minima motivazione il Nucleo non può che rilevare il dato numerico e ribadire la necessità di una documentazione di bilancio diversa e più comprensibile.

3. Raccomandazioni e suggerimenti

Cogliendo l'occasione della presentazione dei bilanci consuntivi 1999, il Nucleo di valutazione ritiene utile avanzare proposte e suggerimenti riguardanti sia problemi di metodologia di formulazione e presentazione dei dati, sia di contenuti economico/finanziari e di indirizzi operativi.

3.1. Per quanto riguarda i problemi di metodo, si ha consapevolezza che molti non sono d'accordo sulla utilità di disporre di conti economici e stati patrimoniali di competenza e fanno presente che i regolamenti vigenti rendono obbligatoria la formulazione di bilanci di cassa. Però si fa rilevare che attraverso un efficiente sistema informativo è possibile (ed ottenibile in via praticamente automatica) il passaggio dai valori di cassa a quelli di competenza e il trattamento dei residui, senza le faticose elaborazioni manuali che si sono rese necessarie nella situazione attuale di transizione da un vecchio sistema ad uno più moderno. In altre parole, a nostro avviso è necessario disporre di entrambi i conti, in quanto i dati di cassa sono necessari soprattutto per l'Amministrazione centrale ai fini di assicurare le indispensabili disponibilità di fondi per la gestione corrente, mentre i dati di competenza sono gli unici che consentono la pianificazione e la formulazione di un budget legato alle attività dei singoli comparti operativi e la previsione degli andamenti di medio e lungo periodo.

Inoltre è auspicabile che in un prossimo futuro le Unità operative dell'Ateneo siano sempre più coinvolte nella formulazione del budget e delle previsioni, e questo può ottenersi in modo più diretto correlando le attività coi costi di competenza piuttosto che non con valori di cassa il cui significato è puramente finanziario.

Una ulteriore raccomandazione di natura metodologica è quella di arrivare ad una architettura di presentazione dei dati di bilancio (sia preventivi che consuntivi) tale da consentire una più diretta, univoca e facile comprensione del significato dei numeri e un guidato passaggio attraverso i vari prospetti rappresentativi delle diverse proiezioni del bilancio stesso. Ad esempio sarebbe altamente facilitante la lettura e la comprensione una sintesi posta a cappello delle presentazioni, nella quale fossero riportati nell'ordine:

  1. la sintesi delle entrate e delle uscite (in finanziario)
  2. la situazione amministrativa al 31/12 e il relativo avanzo-disavanzo di amministrazione
  3. la sintesi dei conti economici di competenza, entrate ed uscite, con l'indicazione delle entrate ed uscite per destinazione, suddivise in macrocapitoli
  4. lo stato patrimoniale, quadrato col precedente conto economico
  5. alcune tabelle di raccordo che consentano di guidare il lettore dai dati di cui ai punti 1) e 2) ai dati 3) e 4).
  6. in allegato, i dati analitici di dettaglio.

3.2. Per quanto riguarda i problemi di contenuto, il Nucleo ritiene importante raccomandare la formulazione di un piano pluriennale concernente sia le entrate che le uscite, in due versioni, la prima neutrale, ossia ipotizzando una estrapolazione degli andamenti senza particolari interventi correttivi, la seconda, ipotizzando una serie di interventi correttivi del tipo seguente:

  • sulle spese, con obiettivi e azioni di miglioramento di efficienza, concernenti sia gli acquisti che le attività amministrative e operative (si ricorda per quanto concerne queste ultime voci che gli investimenti in sistemi informativi, specie se con strutture basate sulle reti, e in progetti migliorativi dell'organizzazione, devono e possono dare ritorni cospicui che devono essere posti come obiettivi condizionanti l'approvazione delle relative iniziative). Il Nucleo di valutazione d'altra parte deve rilevare che molte decisioni concernenti il completamento del nuovo disegno organizzativo non sono ancora state prese, per cui esistono preoccupazioni riguardanti la sua messa in funzione; analoga preoccupazione riguarda il mancato avviamento di un piano organico e strategicamente orientato di formazione del personale. Per quanto concerne gli acquisti (sia di beni di consumo che strumentali e di investimento), si ricordano i contributi e le proposte contenuti nei rapporti annuali 1998 e 1999, con la ulteriore osservazione che, disponendo di adeguati strumenti informatici, è possibile dare agli acquisti un assetto organizzativo di tipo sistemico nel quale si integrino sia le esigenze di autonomia dei singoli comparti, sia le esigenze di coordinamento e di controllo centralizzato. Non è difficile immaginare che con un volume di acquisti dell'ordine di 150 miliardi, una nuova politica degli acquisti consenta di ricuperare costi compresi tra il 5 e il 10 % di tale ammontare.
  • Sulle entrate, sono formulabili obiettivi anche di nuove non convenzionali fonti di finanziamento sia delle attività didattiche che delle ricerche. A questo fine il Nucleo ritiene fondamentale che l'Ateneo avvii, in coerenza con la pratica attuazione del concetto di autonomia e con la formale istituzione di funzioni organizzative preposte alla comunicazione e alla promozione, una vera e propria azione sistematica di marketing finalizzata all'ottenimento di nuove categorie di risorse di origine sia pubblica che privata, per dare un contributo al miglioramento dei bilanci degli esercizi futuri.

3.3. Infine, il Nucleo richiama l'attenzione del governo d'Ateneo su alcuni interrogativi specifici, ma non tutti di "dettaglio", che sono il sintomo di perdurante stress gestionale. Vale a dire:

  1. le dimensioni del disavanzo sopra evidenziate (per quanto problematicamente date le modalità della sua contabilizzazione) sono tali da richiedere scelte nette che evitino il suo ulteriore trascinamento negli esercizi futuri. Come si intende provvedervi: mediante indebitamento? Mediante altre misure?
  2. Il numero dei docenti risulta in diminuzione così come quello dei tecnici amministrativi (vedi allegato alla relazione del Rettore). Da informazioni ufficialmente ottenute presso l'amministrazione il limite del 90% delle spese fisse destinabili al personale risulta ormai prossimo al raggiungimento: il riposizionamento del personale amministrativo in corso in che misura è compatibile con detto limite? In che misura i relativi oneri sono compensabili dai pensionamenti futuri sia del personale docente che di quello tecnico-amministrativo?
  3. Come interpretare il dato concernente le minori entrate derivanti da attività conto terzi nell'esercizio trascorso?
  4. Situazione crediti: qual è lo stato reale della loro esigibilità e quali i criteri che si perseguono per giudicarla tale? Quali le ragioni ostative od omissive che l'hanno resa problematica almeno per quelli dichiarati non più di pertinenza 99? Ad esempio - si parva licet - a pag. XXIII della relazione tecnica al conto consuntivo si legge, in buona sostanza, che si è sempre iscritta in conto crediti la somma di L. 503 milioni sul capitolo "Assegnazioni da altri organi dello Stato e da altri enti pubblici e privati" dal 1981 che l'amministrazione regionale, per conto dell'Arcispedale di Santa Maria Nuova, avrebbe dovuto a quella universitaria. Ora ci si sarebbe accorti che tale somma sarebbe stata "… a suo tempo" compensata dal medesimo ex Arcispedale con spese per lavori edilizi di spettanza dell'Ateneo: che è un piccolo caso ma che lascia intravedere una conoscenza amministrativa della situazione non proprio tranquillizzante, almeno in mancanza di una specifica analisi di dettaglio.
  5. Risorse per la ricerca: risultano "impegnati ma non pagati" i 10 miliardi destinati al finanziamento della ricerca ex 60%: quali i fattori o le opzioni ostative?
  6. Analogo quesito si può porre con riferimento alle dotazioni delle unità amministrative. Per le quali si può aggiungere che risulta ben difficile, come questo stesso Nucleo ha a suo tempo e reiteratamente auspicato, sollecitare dette unità a una gestione più efficiente delle rispettive risorse e più integrata nelle modalità gestionali dell'amministrazione "centrale" d'Ateneo se da parte di quest'ultima non se ne pongono i presupposti minimi.

4. Conclusioni

Il Nucleo di valutazione nel prendere atto del consuntivo 1999 dell'Ateneo, che considera come espressione di una fase di transizione in funzione delle numerose riforme impostate e dei mutamenti di origine esogena in atto, raccomanda fortemente che vengano gestiti con determinazione quei cambiamenti e completate e/o avviate quelle iniziative (alcune delle quali qui suggerite) che potranno migliorare sia la situazione economico-finanziaria dei prossimi esercizi che la gestibilità del "Sistema Ateneo" nel suo complesso.

Raccomanda anche che non venga sottovalutata la importanza di chiarezza, trasparenza e leggibilità dei dati economico-finanziari, sia verso il personale interno (che arrivando a capire tali dati potrà essere meglio coinvolto nei problemi della gestione), sia verso il mondo esterno, rispetto al quale l'Ateneo fiorentino deve adottare una visibilità e una qualità documentale adeguate alla propria generale missione culturale anche nel proprio stile amministrativo.

Per parte propria il Nucleo, stimolato dalle risultanze del bilancio consuntivo in esame e sviluppando iniziative autonomamente avviate, si propone di verificare alcune situazioni di particolare rilievo quali: le economie relative alle spese generali; l'incidenza effettiva delle spese per "obbiettivi e programmi definiti"; le spese per l'edilizia, i proventi e la significatività delle attività per conto terzi.

 
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